Ontario Business Registry (OBR): cómo usarlo, clave de empresa, trámites y búsquedas
El Ontario Business Registry (OBR) es el sistema en línea de la provincia para registrar, mantener y buscar empresas y organizaciones sin fines de lucro de Ontario. Se puso en marcha el 19 de octubre de 2021. Buscar es gratis; un informe de perfil (profile report) cuesta $8 y un certificado de estado (certificate of status), $26. Para hacer trámites de su propia entidad necesita una clave de empresa (company key) gratuita de 9 dígitos.
Esta guía explica quién usa el Ontario Business Registry, cómo iniciar sesión, cómo obtener una clave de empresa, qué trámites puede presentar, cuánto cuestan las búsquedas y cómo resolver los problemas más frecuentes.
¿Qué es el Ontario Business Registry?
El OBR reemplazó a los antiguos sistemas de registro de Ontario el 19 de octubre de 2021. La información de las empresas registradas antes de esa fecha se trasladó al nuevo sistema, así que las corporaciones más antiguas también están en el OBR. Según la provincia, el OBR ofrece más de 90 transacciones en línea.
El registro abarca los principales tipos de entidades de Ontario:
- Corporaciones comerciales regidas por la Business Corporations Act (OBCA)
- Corporaciones sin fines de lucro regidas por la Not-for-Profit Corporations Act, 2010
- Corporaciones extraprovinciales que presentan declaraciones en Ontario
- Empresas unipersonales (sole proprietorships), sociedades colectivas y sociedades en comandita que registran un nombre comercial
El OBR lo administra el gobierno de Ontario. Es independiente de la Canada Revenue Agency (CRA), que gestiona su número de empresa (business number) y sus cuentas fiscales, y de Corporations Canada, que lleva los registros de las corporaciones federales.
¿Quién usa el OBR?
Usuario | Qué hace en el OBR |
|---|---|
Propietarios y directores de empresas | Constituir, presentar declaraciones anuales, informar cambios, disolver |
Intermediarios (abogados, contadores, servicios de trámites) | Presentar trámites en nombre de clientes con la clave de empresa del cliente |
Proveedores de servicios autorizados | Vender productos de búsqueda y hacer trámites para muchos clientes |
Público en general, bancos, compradores | Buscar gratis y pedir informes de perfil, certificados y copias de documentos |
¿Cómo se inicia sesión en el Ontario Business Registry?
El acceso al Ontario Business Registry funciona con Ontario.ca Login, la herramienta de inicio de sesión de la provincia para sus servicios en línea, junto con una Ontario Business Account. La Ontario Business Account reúne varios servicios gubernamentales, entre ellos el OBR. Las páginas actuales de la provincia sobre el OBR solo mencionan Ontario.ca Login; no hablan de ONe-key ni de GCKey.
Para configurar su perfil en el OBR por primera vez:
- Obtenga su clave de empresa. Solicítela gratis al ministerio (vea la siguiente sección).
- Inicie sesión en Ontario.ca Login o cree una cuenta.
- Cree su Ontario Business Account.
- Vincule su empresa. Busque su entidad e ingrese la clave de empresa cuando se le pida.
Una vez vinculada, su empresa aparece en su Ontario Business Account. A partir de entonces, accede al OBR iniciando sesión con su Ontario.ca Login. Puede buscar en el registro sin iniciar sesión.
¿Qué es una clave de empresa de Ontario?
Una clave de empresa de Ontario (company key, a menudo llamada corporate key) es un código de 9 dígitos exclusivo de su empresa. Funciona como un PIN: demuestra que usted está autorizado a hacer trámites para esa entidad. Toda entidad del OBR usa una, ya sea una corporación, una organización sin fines de lucro, una sociedad colectiva o una empresa unipersonal. El ministerio indica que debe mantenerse privada y confidencial.
Necesita la clave de empresa para vincular su empresa a su Ontario Business Account y para que un intermediario presente trámites por usted. Cualquiera que tenga su clave puede hacer trámites para su empresa, así que compártala solo con alguien de confianza.
¿Cómo se obtiene una clave corporativa en Ontario?
La clave de empresa es gratuita si la solicita directamente al ministerio mediante el servicio «get a company key» del OBR. La forma en que llega depende de los datos que tenga el registro:
Situación | Cómo se entrega la clave | Plazo |
|---|---|---|
Correo electrónico oficial registrado | Correo electrónico | De inmediato |
Sin correo electrónico registrado | Correo postal a la dirección de la oficina registrada o sede, o al lugar principal de negocios | Varios días |
La dirección de la empresa cambió | Correo electrónico, tras responder preguntas de verificación en la herramienta en línea (si cumple los requisitos) | Varios días hábiles |
Si cree que su clave se perdió, fue robada o se usó indebidamente, las condiciones del OBR indican que debe avisar al ministerio en cuanto lo sepa y pedir una nueva. Mantener actualizado su correo electrónico oficial es la forma más sencilla de evitar esperar una clave por correo postal.
¿Qué trámites puede presentar en el OBR?
La mayoría de los trámites corporativos habituales de Ontario se hacen a través del OBR. Los principales para una corporación OBCA son los siguientes, con la tasa gubernamental por presentación en línea.
Trámite | Tasa gubernamental (en línea) | Cuándo se necesita |
|---|---|---|
Articles of Incorporation (estatutos de constitución) | $300 | Para crear una corporación nueva; se aprueba de inmediato en línea |
Initial Return (declaración inicial) | $0 | Dentro de los 60 días posteriores a la constitución, fusión o continuación |
Annual Return (declaración anual) | $0 | Cada año, dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal |
Notice of Change (aviso de cambio) | $0 | Dentro de los 15 días posteriores a un cambio de directores, funcionarios o direcciones |
Articles of Amendment (estatutos de modificación) | $150 | Para cambiar el nombre, la estructura de acciones u otras disposiciones de los estatutos |
Articles of Dissolution (estatutos de disolución) | $25 | Para disolver voluntariamente; requiere el consentimiento del Ministry of Finance |
Las empresas unipersonales y las sociedades colectivas también usan el OBR para registrar, renovar, modificar o cancelar un nombre comercial. El registro de un nombre comercial cuesta $60 y dura cinco años.
La declaración anual
Toda corporación de Ontario debe presentar una declaración anual a través del OBR cada año, dentro de los 6 meses posteriores al cierre de su ejercicio fiscal. Es el mismo plazo que la declaración de impuestos corporativos T2, pero la declaración anual se presenta ante el OBR, no ante la CRA. Es gratuita. Una corporación que omite repetidamente los trámites obligatorios se arriesga a que el Director la disuelva. Lea nuestra guía de la declaración anual de Ontario para conocer los detalles, o encárguenos su declaración anual.
Avisos de cambio
Cuando un director entra o sale, cambia un funcionario o se traslada la oficina registrada, la Corporations Information Act exige un aviso de cambio dentro de los 15 días. Presentarlo no cuesta nada. Si prefiere no hacerlo usted mismo, podemos presentar un aviso de cambio por usted.
¿Qué búsquedas y documentos puede obtener del OBR?
Cualquier persona puede buscar gratis en el OBR para obtener información básica sobre una empresa u organización sin fines de lucro. La mayor parte de la información presentada, como la dirección de la oficina registrada, pasa al registro público. Los datos de contacto del declarante y el correo electrónico oficial no.
Para obtener más detalle o un documento oficial, debe pedir un producto de búsqueda. Las tasas siguientes corresponden a productos pedidos directamente al ministerio.
Producto de búsqueda | Tasa | Plazo en línea |
|---|---|---|
Búsqueda básica en el OBR | Gratis | Inmediato |
Informe de perfil (profile report) | $8 | Inmediato |
Certificado de estado (certificate of status) | $26 | Inmediato |
Certificado de no coincidencia (certificate of no match) | $26 | Inmediato |
Copia de documento | $3 por documento | Inmediato si se presentó el 19 de oct. de 2021 o después; de lo contrario, puede tardar 5 días hábiles |
Por correo postal, cada producto cuesta lo mismo pero tarda unos 5 días hábiles. Si ha iniciado sesión y su empresa está vinculada, puede pedir productos para su propia entidad con «Request Search Products» en su perfil.
El informe de perfil es la forma habitual de ver lo que consta en el registro público de una corporación. Las declaraciones iniciales y los avisos de cambio incluyen los nombres y domicilios para notificaciones de los directores y de los cinco funcionarios de mayor rango, además de la dirección de la oficina registrada. El certificado de estado confirma que la corporación existe y está activa; los bancos, compradores y organismos extranjeros suelen pedirlo. Nuestra guía del certificado de estado de Ontario explica cuándo lo necesita, y puede pedir un certificado de estado a través de nosotros.
Usar un intermediario o proveedor de servicios
No tiene que usar el OBR usted mismo. Intermediarios como abogados, contadores y servicios de trámites pueden presentar por usted, siempre que les dé su clave de empresa. Ellos reclaman la autoridad delegada en el sistema, y el OBR Partner Portal les permite gestionar trámites de muchos clientes a la vez.
La provincia también publica una lista de proveedores de servicios autorizados que venden productos de búsqueda. El ministerio no respalda a ninguno, y los intermediarios y proveedores de servicios pueden cobrar sus propias tarifas además de la tasa gubernamental.
Problemas comunes del OBR y cómo resolverlos
- La clave de empresa llega a una dirección antigua. Si no hay correo electrónico registrado, la clave se envía por correo postal a la dirección que tiene el registro. Si se mudó, use la opción de verificación en línea y luego presente un aviso de cambio para actualizar el registro.
- No encuentra su empresa en la búsqueda. Pruebe con el número de corporación de Ontario en lugar del nombre, y revise la ortografía y las terminaciones legales como Inc. o Ltd. Las corporaciones federales las lleva Corporations Canada, no el OBR, aunque también pueden presentar trámites en Ontario.
- Un antiguo contador todavía tiene su clave. Cualquiera que tenga la clave puede presentar trámites por usted. Pida una nueva al ministerio si ya no confía en quien la tiene.
- Confunde la declaración anual con la T2. Presentar su declaración de impuestos ante la CRA no presenta su declaración anual de Ontario. Ambas vencen dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio, pero son trámites distintos.
- Un nombre fue rechazado o ya está en uso. Una corporación OBCA con nombre necesita un informe NUANS con sesgo de Ontario. Puede pedir un informe NUANS de Ontario antes de presentar.
Si todavía no se ha constituido, puede constituir su corporación en Ontario con nosotros; nos encargamos del trámite en el OBR y después le enviamos los datos de la clave de empresa.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se puso en marcha el Ontario Business Registry?
El OBR se puso en marcha el 19 de octubre de 2021. La información de las empresas registradas antes de esa fecha se trasladó al nuevo sistema.
¿Es gratis buscar en el Ontario Business Registry?
Sí. Cualquier persona puede buscar gratis en el OBR para ver información básica sobre una empresa u organización sin fines de lucro. Un informe de perfil cuesta $8 y un certificado de estado $26 si se piden al ministerio.
¿Qué es una clave de empresa de Ontario?
Es un código gratuito de 9 dígitos exclusivo de su empresa que le permite a usted, o a alguien a quien autorice, presentar trámites en el OBR. Manténgala confidencial, porque cualquiera que la tenga puede hacer trámites para su empresa.
¿Cuánto se tarda en obtener una clave de empresa?
Si hay un correo electrónico oficial registrado, la clave se envía por correo electrónico de inmediato. Si no, se envía por correo postal a la dirección registrada de la empresa, lo que puede tardar varios días.
¿Qué uso para iniciar sesión en el OBR?
Inicia sesión con un Ontario.ca Login y usa una Ontario Business Account, que da acceso al OBR. Vincula su empresa a la cuenta una sola vez, con su clave de empresa.
¿Cuesta algo presentar la declaración anual en el OBR?
No. La declaración anual de Ontario es gratuita y vence dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal de la corporación. Las declaraciones iniciales y los avisos de cambio también son gratuitos.
¿Puede otra persona presentar trámites en el OBR por mí?
Sí. Un abogado, contador o servicio de trámites puede presentar en su nombre una vez que le dé su clave de empresa. Puede cobrar una tarifa además de la tasa gubernamental.
¿El «OBR de Ontario» es lo mismo que el registro de empresas de la CRA?
No. El OBR es el registro corporativo provincial de Ontario. Su número de empresa y sus cuentas fiscales los gestiona por separado la Canada Revenue Agency.
Fuentes: Ontario Business Registry, Configuración del perfil en el OBR, Productos de búsqueda: corporaciones, Tasas y plazos de servicio de Ontario, Corporations Information Act, O. Reg. 400/21, Business Names Act. Verificado en octubre de 2026.
Servicios relacionados
Sigue leyendo
Declaración T2: toda corporación residente la presenta, aunque no deba impuestos. Plazo de seis meses, fecha de pago, multas, GIFI y presentación en línea.
Qué es una ULC en Canadá, por qué la usan inversionistas de EE. UU., cómo se comparan las ULC de Nueva Escocia, Alberta y BC en tasas y responsabilidad.
Qué es un acuerdo unánime de accionistas según la OBCA y la CBCA, cómo traslada poderes y responsabilidades de los directores, cláusulas típicas y cuándo.