Declaración anual de una corporación de Ontario: plazo, cómo presentarla y sanciones

Toda corporación de Ontario debe presentar una declaración anual (annual return) a través del Ontario Business Registry (OBR) cada año, dentro de los seis meses posteriores al cierre de su ejercicio fiscal, el mismo plazo que su declaración de impuestos corporativos T2. La presentación es gratuita ($0) y las presentaciones en línea se procesan de inmediato. La provincia puede disolver las corporaciones que dejan de presentarla. Esta guía explica quién debe presentar la declaración anual de Ontario, el plazo exacto, cómo presentarla con su clave de empresa (company key) y qué ocurre si no lo hace.

La declaración anual de Ontario de un vistazo

¿Qué es la declaración anual informativa de Ontario?

La declaración anual de Ontario, a veces llamada declaración anual informativa (annual information return) o declaración anual de la CIA, es un trámite breve anual previsto en la Corporations Information Act. Confirma el año de la declaración, el nombre de la corporación y su número de corporación de Ontario, y si algo ha cambiado desde la última declaración o aviso presentado. Si algo cambió, como los directores, los funcionarios o el domicilio social, la declaración lo registra.

No es una declaración de impuestos. No declara ingresos y no tiene costo. Su función es mantener exacto el registro público de la corporación, que es el registro en el que confían bancos, compradores y abogados cuando piden un perfil corporativo o un certificado de estado.

¿Quién debe presentar la declaración anual de una empresa en Ontario?

Según el O. Reg. 400/21, todas las corporaciones están exentas de la declaración anual excepto estas categorías:

• Corporaciones constituidas bajo la Business Corporations Act de Ontario (OBCA), la corporación habitual con fines de lucro de Ontario
• Corporaciones bajo la Not-for-Profit Corporations Act, 2010
• Corporaciones que siguen bajo la antigua Corporations Act
• Corporaciones extranjeras (de fuera de Canadá) con licencia extraprovincial bajo la Extra-Provincial Corporations Act

Una corporación tampoco la presenta en un año en el que no está obligada a presentar la T2. Esa exención es limitada, así que en la práctica toda corporación activa de Ontario debe prever presentarla cada año, incluso si no tiene ingresos o es una sociedad holding sin actividad.

Corporaciones federales y de otras provincias

Las corporaciones federales (CBCA) y las corporaciones de otras provincias registradas en Ontario como corporaciones extraprovinciales no presentan la declaración anual de Ontario. Presentan una declaración inicial gratuita cuando empiezan a operar aquí y avisos de cambio cuando cambia su información en Ontario. Una corporación federal presenta su declaración anual ante Corporations Canada. Vea nuestra guía sobre el registro extraprovincial en Ontario.

Plazo de la declaración anual de Ontario

El plazo lo fija el artículo 3 del O. Reg. 400/21: una corporación que presenta la T2 debe entregar su declaración anual dentro del plazo de entrega de su declaración de impuestos correspondiente a su último ejercicio fiscal concluido. La T2 vence dentro de los seis meses siguientes al final del ejercicio fiscal, así que la declaración anual de Ontario vence dentro de los seis meses posteriores al cierre de su ejercicio fiscal. La página del Ontario Business Registry indica la misma regla.

Las corporaciones que presentan una declaración informativa de organización benéfica en lugar de la T2 siguen el plazo de esa declaración. Si la corporación presenta más de una declaración tributaria o informativa en un año, la declaración anual vence con la primera.

Por qué algunas fuentes dicen «60 días después del aniversario»

Esa es la regla federal: una corporación de la CBCA presenta su declaración anual ante Corporations Canada dentro de los 60 días posteriores a su fecha de aniversario. No se aplica a las corporaciones de Ontario. La declaración anual de Ontario sigue el cierre de su ejercicio fiscal, no la fecha de constitución.

Cómo presentar la declaración anual en Ontario

Desde el 19 de octubre de 2021, las declaraciones anuales de Ontario se presentan directamente ante el Ontario Business Registry. La CRA ya no las acepta junto con la T2, así que presentar su declaración de impuestos no resuelve la declaración anual.

Paso 1: obtenga su clave de empresa

Toda entidad del OBR usa una clave de empresa (company key), un código de 9 dígitos, para hacer trámites. Si no la tiene, puede solicitarla gratis al ministerio. Guárdela con el libro de actas: cualquiera que haga trámites por la corporación la necesitará.

Paso 2: inicie sesión en el OBR

Para presentarla usted mismo, necesita un Ontario.ca Login y una Ontario Business Account vinculada a su perfil del OBR. También puede hacerlo un intermediario o proveedor de servicios autorizado usando su clave de empresa.

Paso 3: revise la información de la corporación

Verifique el domicilio social, los directores y los funcionarios registrados. Si algo cambió durante el año, presente un aviso de cambio. Ontario espera que los cambios se comuniquen en un plazo de 15 días, así que no los deje todos para la declaración anual.

Paso 4: envíela

Confirme la información y envíela. No tiene costo, y una presentación en línea surte efecto de inmediato. Las presentaciones en papel por correo también son gratuitas, pero tardan unos 15 días hábiles en tramitarse. Descargue la confirmación para sus archivos.

¿Prefiere no lidiar con el OBR? Podemos presentar su declaración anual de Ontario por usted, incluidos los años atrasados.

¿Qué pasa si no la presenta?

Ontario no cobra recargo por presentar tarde la declaración anual, pero la consecuencia de no presentarla es más grave. Según el artículo 241 (3) de la Business Corporations Act, si una corporación no cumple con una obligación de presentación de la Corporations Information Act, el Director puede notificar que se emitirá una orden de disolución de la corporación a menos que cumpla dentro de 90 días. La notificación puede enviarse a la corporación o hacerse por publicación, así que puede pasar desapercibida si sus direcciones no están actualizadas.

• Disolución: si no se corrige el incumplimiento, el Director puede cancelar el certificado de constitución y la corporación queda disuelta en la fecha indicada en la orden (art. 241 (4)).
• Pérdida de bienes: los bienes que aún posea una corporación disuelta pasan a la Corona (art. 244).
• Reactivarla cuesta dinero: recuperar una corporación disuelta exige un trámite de reactivación, que cuesta $330, más las declaraciones atrasadas.
• Problemas de diligencia debida: prestamistas, arrendadores y compradores revisan el registro público y piden un certificado de estado. Las declaraciones faltantes generan preguntas que preferiría no responder al cierre de una operación.

La solución es sencilla y gratuita: presente las declaraciones anuales pendientes en cuanto las detecte.

Declaración anual de Ontario, declaración anual federal y T2

Una corporación de Ontario presenta dos de estas cada año: la declaración anual de Ontario y la T2. Una corporación federal que opera en Ontario presenta la declaración anual federal y la T2, además de avisos de cambio en Ontario cuando cambia su información en Ontario. Para las reglas de otras provincias, vea nuestra guía de la declaración anual para empresas canadienses.