Cómo registrar un nombre comercial en Ontario (empresa unipersonal o nombre operativo)

El registro de un nombre comercial en Ontario se hace en línea a través del Ontario Business Registry (OBR). La tasa gubernamental es de $60 para una empresa unipersonal, una sociedad colectiva o el nombre operativo de una corporación, con aprobación inmediata. El registro es válido por cinco años, y renovarlo cuesta otros $60. Debe registrar cualquier nombre comercial que no sea su propio nombre legal.

Esta guía explica cuándo Ontario exige registrar un nombre comercial, cómo buscar nombres antes, el proceso paso a paso, las renovaciones y lo que el registro no protege.

¿Qué es el registro de un nombre comercial en Ontario?

El registro de un nombre comercial es un registro público, conforme a la Business Names Act de Ontario, de quién está detrás de un nombre comercial. Antes, Ontario llamaba a este certificado Master Business Licence (MBL). El Ontario Business Registry ahora lo llama Business Name Registration, pero bancos y proveedores todavía suelen pedir su «MBL». Es el mismo documento.

Al registrarse, ServiceOntario le asigna un número de identificación de empresa de Ontario (Business Identification Number, BIN) de 9 dígitos. No es lo mismo que el número de empresa (business number, BN) de 9 dígitos que emite la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) para las cuentas fiscales.

¿Cuándo hay que registrar un nombre comercial en Ontario?

La sección 2 de la Business Names Act establece tres casos:

El empresario individual que trabaja solo con su propio nombre legal, como «Jane Smith», no tiene que registrarse. Añadir palabras como «Consulting» o «& Co.» crea un nombre distinto del suyo, y ese nombre debe registrarse.

Cómo hacer una búsqueda de nombre comercial en Ontario

Busque antes de registrar. El OBR permite buscar gratis en línea los nombres comerciales y corporativos existentes. A diferencia de una corporación con nombre, el nombre de una empresa unipersonal o de una sociedad no necesita un informe NUANS.

Una búsqueda gratuita solo muestra coincidencias exactas o cercanas en el registro de Ontario. Antes de imprimir letreros o comprar un dominio, también:

• busque en la Base de Datos de Marcas Canadienses de la Oficina Canadiense de Propiedad Intelectual (CIPO), ya que una marca registrada puede impedirle usar un nombre similar en cualquier parte de Canadá;
• revise los registros de otras provincias y la web si piensa vender fuera de Ontario;
• considere un informe NUANS si quiere una sola búsqueda que abarque nombres corporativos, nombres comerciales y marcas a la vez.

El registro acepta nombres formados por letras romanas, números arábigos y signos de puntuación permitidos. El Registrador puede rechazar un nombre que no cumpla la Ley o sus reglamentos.

Cómo registrar un nombre comercial en Ontario: paso a paso

1. Confirme que necesita registrarse con la tabla anterior.
2. Busque el nombre en el OBR (gratis) y en la base de datos de marcas.
3. Cree sus cuentas. Necesita un Ontario.ca Login y una Ontario Business Account, que se configuran como parte del proceso del OBR, además de una dirección de correo electrónico activa.
4. Complete el registro. Elija el tipo de empresa (empresa unipersonal, sociedad colectiva o nombre comercial de una corporación) e introduzca el nombre, la dirección de la empresa, la actividad y los datos del propietario.
5. Pague la tasa de $60 con débito, Visa o Mastercard. Los trámites en línea se aprueban de inmediato. Los trámites por correo cuestan lo mismo y tardan unos 15 días hábiles.
6. Guarde su registro y su BIN. Conserve la clave de empresa (company key) que emite el OBR, porque la necesitará para renovar, modificar o cancelar más adelante.

Tasas de nombres comerciales en Ontario

Estas son solo las tasas gubernamentales. Un proveedor de servicios que haga el trámite por usted puede cobrar su propia tarifa adicional.

¿Cuánto dura el registro de un nombre comercial?

El registro de un nombre comercial dura cinco años desde la fecha en que el Registrador lo acepta. La renovación se abre en el OBR seis meses antes del vencimiento y sigue abierta hasta 60 días después. La tasa de renovación es la misma de $60 que un registro nuevo.

Si deja pasar el período de gracia de 60 días, ya no puede renovar. Tendrá que registrar el mismo nombre de nuevo y recibirá un nuevo BIN y una nueva clave de empresa, por lo que habrá que actualizar los datos en bancos y proveedores. No cuente con un recordatorio. Anote la fecha de vencimiento en su calendario.

Actualizar o cancelar su registro

Si cambia algún dato registrado, como su dirección, actividad o socios, la Ley exige presentar un registro modificado dentro de 15 días. Las modificaciones son gratuitas. Si deja de usar el nombre, puede cancelar el registro en el OBR sin costo.

Registrar un nombre operativo para una corporación

Muchas corporaciones operan con una marca en lugar de su nombre legal, sobre todo las empresas numeradas. Si una corporación de Ontario, federal o extraprovincial realiza actividades en Ontario con un nombre distinto de su nombre corporativo, debe registrar ese nombre operativo conforme a la Business Names Act. La tasa es la misma: $60 por cinco años.

Una corporación que usa un nombre operativo registrado debe mostrar ambos, el nombre registrado y su nombre corporativo, en contratos, facturas, instrumentos negociables y pedidos de bienes o servicios. «Lakeview Cafe (1234567 Ontario Inc.)» en una factura es una forma habitual de hacerlo.

Si todavía no se ha constituido, una empresa numerada con un nombre operativo registrado suele ser la vía más rápida. Vea cuánto cuesta constituir una corporación en Ontario, o inicie una constitución en Ontario.

Lo que el registro de un nombre comercial no le da

• Ningún derecho exclusivo sobre el nombre. El registro deja constancia de quién usa el nombre. No impide que otra persona use un nombre similar, y las condiciones del OBR hacen recaer en quien registra el riesgo de confusión o de acciones legales.
• Ninguna protección de marca. Los derechos exclusivos sobre una marca en todo Canadá provienen de una marca registrada ante la CIPO. Un registro de marca da derecho a usarla en todo Canadá durante 10 años y puede renovarse. Registrar un nombre comercial o un dominio no crea derechos de marca.
• Ninguna responsabilidad limitada. El empresario individual o el socio de una sociedad colectiva sigue siendo personalmente responsable de las deudas del negocio. Solo la constitución crea una entidad jurídica independiente. Nuestra guía empresa unipersonal vs corporación compara ambas.
• Ninguna cuenta fiscal ni licencia. El BIN no es un número de empresa de la CRA, y las licencias municipales o sectoriales son aparte.

¿Qué pasa si no se registra?

La Business Names Act prevé sanciones. Operar con un nombre no registrado, o no presentar los cambios, es una infracción con multas de hasta $2,000 para personas físicas y de hasta $25,000 para corporaciones. Los directores y funcionarios que permitieron la infracción de una corporación también pueden ser multados. Además, una empresa que opera con un nombre no registrado no puede demandar ante un tribunal de Ontario en relación con ese negocio sin permiso del tribunal.

Después del registro: número de empresa y HST

Una vez registrado su nombre, los siguientes pasos suelen ser federales:

• Número de empresa (BN): lo obtiene de la CRA al abrir su primera cuenta de programa, como GST/HST o nómina.
• HST: el registro es obligatorio cuando los ingresos gravables superan $30,000 en un solo trimestre calendario o en los últimos cuatro trimestres consecutivos. Puede registrarse antes de forma voluntaria para reclamar créditos por impuestos soportados. La tasa de HST en Ontario es del 13%.
• Sociedades: los socios registran juntos el nombre de la firma. Nuestro servicio de registro de sociedades colectivas se encarga del trámite por usted.

Consulte nuestros precios si prefiere que presentemos el registro o constituyamos la empresa por usted.