Cómo registrarse para el HST/GST y obtener un business number en Canadá

Para registrarse para el HST o el GST en Canadá, primero necesita un business number (BN) de 9 dígitos de la Canada Revenue Agency (CRA) y luego añadirle una cuenta de programa de GST/HST, todo en línea. El registro es obligatorio cuando sus ventas gravables superan $30,000 en un solo trimestre calendario o en cuatro trimestres consecutivos. Por debajo de esa cifra, registrarse es voluntario.

Esta guía explica qué es un business number, qué cuentas de programa necesita una corporación nueva, las tasas de GST/HST de 2026 por provincia, cómo registrarse paso a paso y cuándo necesita además una cuenta de nómina y cobertura de la WSIB en Ontario.

¿Qué es un business number en Canadá?

El business number es el identificador estándar de la CRA para su empresa o entidad jurídica. Tiene nueve dígitos, y una empresa usa un solo BN para todas sus cuentas ante la CRA.

Cada cuenta tributaria que abre se apoya en el BN como una cuenta de programa (program account). El número de cuenta de programa tiene tres partes: el BN de 9 dígitos, un identificador de programa de 2 letras y un número de referencia de 4 dígitos. Por ejemplo, una cuenta de nómina podría ser 123456789 RP 0001.

Las cuentas de programa de la CRA que puede necesitar una empresa

El número de GST que piden los clientes es su número de cuenta RT, no un número aparte. En Ontario se le suele llamar "número de HST".

¿Se obtiene un business number automáticamente al constituir la corporación?

En la mayoría de las provincias, sí. La CRA indica que usted recibe un BN al registrarse o constituirse en Alberta, Columbia Británica, Manitoba, Nuevo Brunswick, Nueva Escocia, Ontario, Isla del Príncipe Eduardo o Saskatchewan. La constitución federal ante Corporations Canada también le da un BN y la cuenta de impuesto sobre la renta de corporaciones (RC).

Las empresas de Terranova y Labrador, los Territorios del Noroeste, Nunavut, Quebec y Yukón no lo obtienen con el registro provincial y deben solicitar un BN por separado a la CRA.

El BN automático solo cubre la cuenta RC. Sus cuentas de GST/HST, nómina y otras no se abren por usted. Debe añadir cada una al BN cuando la necesite.

Una empresa no constituida, como una empresa unipersonal (sole proprietorship), solo necesita un BN cuando se registra en una cuenta de programa de la CRA, por ejemplo GST/HST.

¿Cuándo hay que registrarse para el GST/HST?

Debe registrarse en cuanto deje de ser un pequeño proveedor (small supplier). Usted es pequeño proveedor mientras sus ingresos por suministros gravables, sumados a los de sus asociados, sean de $30,000 o menos en cualquier trimestre calendario y en los últimos cuatro trimestres calendario consecutivos. Los organismos de servicio público usan un umbral de $50,000.

1. Más de $30,000 en un solo trimestre calendario: deja de ser pequeño proveedor de inmediato. La venta que le hace superar el límite está gravada, y debe registrarse dentro de los 29 días.
2. Más de $30,000 en cuatro trimestres consecutivos, pero no en uno solo: deja de ser pequeño proveedor al final del mes siguiente al cuarto trimestre, y debe registrarse dentro de los 29 días posteriores a esa fecha.

Algunas empresas deben registrarse desde su primera venta, sin importar sus ingresos. Los servicios de taxi y de transporte compartido comercial son el ejemplo más común.

¿Conviene registrarse para el HST de forma voluntaria?

A menudo, sí. Un pequeño proveedor puede registrarse voluntariamente, lo que le permite reclamar créditos por impuestos soportados (input tax credits) sobre el GST/HST que paga en sus gastos de negocio. Esto importa sobre todo si vende a otras empresas, que pueden recuperar el impuesto que usted les cobra, o si sus costos iniciales son altos.

Antes, sopese dos puntos. Una vez registrado, debe cobrar GST/HST y presentar declaraciones, incluso en periodos de poca actividad. Y, por lo general, debe permanecer registrado al menos un año antes de poder solicitar la cancelación.

Tasas de GST/HST por provincia en 2026

La tasa que cobra depende de dónde se realiza el suministro, no de dónde está ubicada su empresa. Estas son las tasas vigentes de la CRA, sin cambios en 2026 desde la reducción de Nueva Escocia del 1 de abril de 2025.

Los impuestos provinciales sobre las ventas de Columbia Británica, Manitoba y Saskatchewan, y el QST de Quebec, se registran ante la provincia, no a través de su business number de la CRA.

¿Y Quebec?

Si su empresa está físicamente ubicada en Quebec, Revenu Québec suele administrar el GST/HST por usted. Se registra y presenta las declaraciones de GST/HST ante Revenu Québec, con sus formularios, en lugar de ante la CRA.

Cómo registrarse para el HST y obtener un business number

Desde el 3 de noviembre de 2025, los nuevos registros de BN y de cuentas de programa deben hacerse en línea. La CRA ya no acepta registros nuevos por teléfono, salvo en los pocos casos indicados más abajo.

1. Compruebe si ya tiene un BN. Si se constituyó en Ontario, a nivel federal o en otra provincia participante, revise sus documentos de constitución o la correspondencia de la CRA. No solicite un segundo BN.
2. Reúna su información: nombre legal, número y fecha de constitución, direcciones, nombres y SIN de los directores, una descripción de su actividad principal y sus ventas anuales previstas.
3. Use Business Registration Online (BRO). Inicie sesión en una cuenta de empresa de la CRA y elija registrar una empresa o añadir una cuenta de programa. Seleccione GST/HST (RT) y, si hace falta, nómina (RP).
4. Elija la fecha de entrada en vigor y el periodo de declaración. El periodo de declaración determina con qué frecuencia presenta declaraciones de GST/HST. Un registro voluntario suele entrar en vigor en la fecha de la solicitud, y la CRA puede aceptar una fecha hasta 30 días anterior.
5. Anote sus números de cuenta. Ponga su número RT en las facturas y empiece a cobrar la tasa correcta desde la fecha de entrada en vigor.

El formulario RC1, Request for a Business Number and Certain Program Accounts, es la opción en papel para quienes no pueden registrarse en línea. La CRA enumera los casos que aún requieren la línea de Business Enquiries o el papel: una empresa canadiense cuyos propietarios son todos no residentes, una empresa propiedad de otra corporación o sociedad (partnership), y la reactivación de una cuenta cerrada.

Registro como no residente

Una empresa constituida o ubicada fuera de Canadá usa el formulario en línea Non-Resident Business Registration de la CRA. Cubre el BN, el GST/HST (incluida la economía digital), la nómina, las declaraciones informativas y el impuesto sobre la renta de corporaciones. Si no puede registrarse en línea, puede enviar el formulario RC1 por correo o fax a la unidad de registro de no residentes de la CRA. Una corporación canadiense cuyos propietarios son solo no residentes entra en la excepción de teléfono o papel mencionada arriba. Nuestra guía sobre constituir una corporación en Canadá como no residente cubre el resto de la configuración.

¿Necesita una cuenta de nómina de la CRA?

Necesita una cuenta de nómina (RP) en cuanto pague a empleados, incluido usted mismo si cobra un salario de su corporación. Añádala a su BN existente antes de que venza su primera remesa, que normalmente es el día 15 del mes siguiente a aquel en que hizo las primeras retenciones.

Si no abrió la cuenta a tiempo, igualmente debe retener y remitir en la fecha de vencimiento, o podrían aplicarle una multa. Los propietarios que solo cobran dividendos no necesitan cuenta de nómina para esos pagos, aunque los dividendos tienen sus propias reglas de presentación de comprobantes.

Registro en la WSIB en Ontario: ¿cuándo es obligatorio?

La Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) es independiente de la CRA. Por ley, la mayoría de las empresas de Ontario deben registrarse en la WSIB dentro de los 10 días calendario posteriores a la contratación de su primer empleado. Las empresas de construcción tienen reglas distintas y pueden tener que registrarse incluso sin empleados.

Puede registrarse antes de contratar, pero no es obligatorio. El registro es en línea, toma unos 10 minutos y, en la mayoría de los casos, recibe su número de cuenta de la WSIB en cuanto lo envía. Registrarse tarde puede acarrear multas y primas retroactivas.

Deje que registremos sus cuentas de la CRA por usted

Cuando constituye su corporación en Ontario con OpenCompany, puede añadir business number, cuenta de HST, cuenta de nómina y registro en la WSIB a su pedido en el asistente de constitución, y los registraremos por usted en cuanto exista la corporación. Consulte nuestros precios para ver los complementos. Para el lado gubernamental del arranque, lea cuánto cuesta constituir una corporación en Ontario, y mantenga su corporación al día con nuestra presentación de la declaración anual de Ontario.