Búsqueda en los registros de empresas de Canadá: cómo encontrar cualquier empresa (federal y provincial)

Una búsqueda en los registros de empresas de Canadá es gratuita: Canada’s Business Registries, un servicio federal-provincial, busca a la vez en British Columbia, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario, Quebec, Nova Scotia y Corporations Canada, por nombre, número de empresa (business number) o identificador del registro. Los datos completos y los documentos oficiales siguen viniendo del registro de origen de la empresa, y a menudo tienen una tasa pequeña.

Canadá no tiene un registro nacional único de empresas. Una empresa se constituye a nivel federal o en una provincia o territorio, y cada uno lleva sus propios registros. Esta guía muestra qué herramienta usar en cada caso, qué es gratis y cómo comprobar que una empresa canadiense es real.

¿Dónde se busca una empresa en Canadá?

¿Qué es Canada’s Business Registries?

Canada’s Business Registries (CBR) es un servicio gubernamental gratuito, basado en el Multi-jurisdictional Registry Access Service y publicado por los registros oficiales de empresas de British Columbia, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario, Quebec, Nova Scotia y Corporations Canada. Indica que se añadirán más registros a medida que estén disponibles.

Puede buscar por:

• Nombre: el nombre corporativo o un nombre comercial registrado
• Business Number (BN): el número de nueve dígitos de la CRA, cuando el registro lo tiene
• Identificador del registro: por ejemplo, el Ontario Corporation Number, el Corporate Access Number de Alberta o el NEQ de Quebec

Los resultados muestran el tipo de empresa, la ciudad y la provincia de la oficina registrada, la fecha de creación y un enlace a la fuente oficial del registro. CBR muestra corporaciones comerciales y sociedades en comandita, y no abarca instituciones financieras como bancos o aseguradoras. Algunos registros actualizan CBR a diario y otros cada mes, así que confirme siempre en la fuente oficial antes de fiarse de un resultado.

¿Cómo se hace una búsqueda de corporaciones federales?

Las corporaciones federales se crean según leyes federales como la Canada Business Corporations Act y las lleva Corporations Canada, que forma parte de Innovation, Science and Economic Development Canada. Su búsqueda de corporaciones federales las encuentra por nombre corporativo, número de corporación o número de empresa. Puede filtrar por provincia de la oficina registrada, estado y ley aplicable.

La base de datos federal es una de las más abiertas de Canadá. Corporations Canada publica la dirección de la oficina registrada, los nombres y domicilios de los directores y la legislación aplicable. Su tabla de tasas incluye:

La titularidad real federal es pública

Desde el 22 de enero de 2024, toda corporación CBCA debe presentar ante Corporations Canada la información sobre sus personas con control significativo (individuals with significant control, ISC). El público puede ver el nombre completo de cada ISC, las fechas en que pasó a serlo y dejó de serlo, una descripción de su control y un domicilio para notificaciones (o su domicilio particular si no se indica uno para notificaciones). Se busca por corporación, no por el nombre de la persona. Las corporaciones presentan esta información con su declaración anual, así que algunos registros quizá aún no muestren datos ISC.

Si piensa crear una empresa federal, la búsqueda de nombre federal está integrada en la constitución en línea. Nuestro servicio NUANS federal cubre los casos en que todavía se exige un informe.

¿Cómo se busca en cada registro provincial de empresas?

Para una empresa constituida en una provincia, su registro de origen tiene el expediente completo. Aquí se indica dónde buscar y qué cuesta dinero.

Cada territorio también lleva su propio registro corporativo. Las tasas cambian, así que consulte la tabla de tasas vigente del registro antes de pedir. Para una empresa de Ontario, nuestra guía de búsqueda de corporaciones en Ontario entra en más detalle.

Por qué una empresa puede aparecer en más de un registro

Una corporación se registra en su jurisdicción de origen. Si opera en otra provincia, normalmente también se registra allí como corporación extraprovincial. Así, una corporación federal que opera en Ontario puede aparecer tanto en la base de datos federal como en el OBR. El registro de origen tiene el expediente con autoridad sobre su existencia y estado.

Búsqueda de nombres de empresas en Canadá: marcas y nombres

Una búsqueda de nombre de empresa en Canadá puede significar dos cosas: comprobar si una empresa existe, o comprobar si un nombre está libre para usarse. Las búsquedas en los registros responden a lo primero. Para lo segundo, también debe revisar las marcas.

• Canadian Trademarks Database (CIPO): búsqueda gratuita. Incluye marcas activas y muchas inactivas. CIPO no hace búsquedas por usted, y las marcas no registradas protegidas por el common law no aparecen.
• Informes NUANS: comparan un nombre propuesto con los nombres corporativos, nombres comerciales y marcas existentes. Varias provincias, entre ellas Ontario, exigen uno para constituir una empresa con nombre.
• Herramientas provinciales de nombres: British Columbia, Quebec, Saskatchewan y Manitoba tienen sus propios sistemas de aprobación de nombres.

¿Se puede buscar una empresa por su número de empresa?

En parte. Canada’s Business Registries y la base de datos federal permiten buscar por número de empresa, siempre que el registro tenga el BN. A efectos fiscales, el GST/HST Registry de la CRA es gratuito y confirma si una empresa que le cobra GST/HST está registrada. Necesita tres datos: los primeros nueve dígitos de su número de GST/HST, su nombre legal o comercial y la fecha de la transacción. La CRA lo diseñó para ayudarle a reclamar créditos por impuestos soportados (input tax credits) solo por el impuesto cobrado por proveedores registrados.

¿Cómo comprobar que una empresa canadiense es legítima?

1. Encuéntrela en el registro correcto. Empiece por Canada’s Business Registries y luego abra la fuente oficial. Una empresa que dice estar constituida pero no aparece en ninguna parte es una señal de alerta.
2. Revise el estado. Debe estar activa, no disuelta, cancelada ni dada de baja.
3. Compare los datos. Compare el nombre legal exacto, el número de registro y la oficina registrada con la factura, el contrato o el sitio web.
4. Fíjese en los directores. Los registros federal, de Ontario, de Quebec y de Nova Scotia muestran a los directores; compárelos con las personas con las que trata.
5. Verifique el número de GST/HST de cualquier factura con el GST/HST Registry de la CRA.
6. Obtenga una prueba oficial para cualquier asunto importante: un certificado de estado (o el Certificate of Compliance federal). Vea nuestra guía sobre los certificados de estado.

Si necesita registros de varias jurisdicciones, o copias certificadas para un banco, abogado o autoridad extranjera, podemos hacer una búsqueda de registros empresariales por usted.