Cómo buscar una corporación en Ontario (opciones gratuitas y de pago)

Una búsqueda de corporaciones en Ontario empieza en el Ontario Business Registry (OBR), donde cualquiera puede buscar gratis por nombre o número de corporación. Para más detalle, un informe de perfil (profile report) cuesta $8 y muestra el registro público, incluidos los directores y altos funcionarios. Un certificado de estado (certificate of status) cuesta $26. Los accionistas no figuran en el registro público.

Esta guía explica qué ofrece la búsqueda gratuita, cuándo conviene pagar por un informe, cómo averiguar quién dirige (y quién es dueño de) una empresa de Ontario, y dónde buscar cuando la empresa no es una corporación de Ontario.

¿Cómo se busca una corporación en Ontario?

1. Abra la búsqueda del OBR en ontario.ca. No necesita cuenta ni clave de empresa (company key) para buscar.
2. Ingrese el nombre o el número de corporación de Ontario. Si una búsqueda por nombre da demasiados resultados, pruebe con el número o agregue la terminación legal (Inc., Ltd., Corp.).
3. Revise el resultado básico: el nombre, el número, el tipo y el estado de la entidad.
4. Pida un producto de búsqueda si necesita más: un informe de perfil para el registro público completo, un certificado de estado como prueba oficial, o copias de documentos presentados.
5. Si no aparece nada, la empresa puede ser federal o de otra provincia. Vea la sección sobre corporaciones federales más abajo.

¿Qué es gratis y qué es de pago en una búsqueda de empresas en Ontario?

Según la provincia, cualquier persona puede buscar gratis en el OBR para obtener información básica sobre una empresa u organización sin fines de lucro. Todo lo demás es un producto de búsqueda de pago. Estas son las tasas del ministerio:

Los proveedores de servicios autorizados y los intermediarios pueden pedir los mismos productos por usted, pero pueden añadir sus propias tarifas de servicio. Si necesita varios documentos o no sabe cuáles importan, una búsqueda de registros empresariales con nosotros los reúne.

¿Qué producto necesita?

• Comprobar que un proveedor o cliente existe: la búsqueda gratuita suele bastar.
• Diligencia debida antes de una operación o un préstamo: un informe de perfil, más copias de documentos clave como los estatutos y sus modificaciones.
• Prueba para un banco, arrendador u organismo extranjero: un certificado de estado. Nuestra guía del certificado de estado de Ontario lo explica, o puede pedirlo a través de nosotros.
• Demostrar que ninguna entidad de Ontario tiene un nombre o número determinado: un certificado de no coincidencia.

¿Cómo saber quién es el dueño de una empresa en Ontario?

Es la pregunta más común, y la respuesta tiene dos partes: quién dirige la empresa es público, pero quién es su dueño normalmente no lo es.

Los directores y funcionarios son públicos

Toda corporación de Ontario presenta una declaración inicial dentro de los 60 días posteriores a su constitución y un aviso de cambio dentro de los 15 días posteriores a cualquier cambio. Según el O. Reg. 400/21, la declaración inicial incluye los nombres y domicilios para notificaciones de los directores, la fecha en que cada uno pasó a ser director, si cada uno es residente canadiense, los nombres y domicilios de los cinco funcionarios de mayor rango, y la dirección de la oficina registrada o sede. Según la Corporations Information Act, cualquiera que pague la tasa puede consultar estas declaraciones y obtener copias. En la práctica, el informe de perfil es la forma más rápida de verlas.

Tenga en cuenta que el registro solo está tan actualizado como los trámites de la empresa. Si un director se fue pero no se presentó un aviso de cambio, el informe seguirá mostrándolo.

Los accionistas no figuran en el registro público

Las declaraciones que presentan las corporaciones de Ontario no incluyen a los accionistas, así que una búsqueda en el OBR no le dirá quién es dueño de una corporación privada de Ontario. Los datos de los accionistas están en el registro de valores (securities register) de la propia corporación, que se guarda en su oficina registrada. Según la OBCA, los accionistas, los beneficiarios reales y los acreedores (y sus representantes) pueden examinar esos registros. El público en general solo puede hacerlo si la corporación es emisora (offering corporation), es decir, si ha emitido valores al público.

El registro ISC tampoco es público

Desde el 1 de enero de 2023, las corporaciones privadas de Ontario deben llevar un registro de personas con control significativo (individuals with significant control, ISC). Recoge el nombre, la fecha de nacimiento, el domicilio, la residencia fiscal de cada persona y cómo controla la empresa. Ese registro lo guarda la corporación, no se presenta ante el OBR, y está excluido de los registros que los accionistas y acreedores pueden inspeccionar. Según el art. 140.3 de la OBCA, solo la policía, las autoridades fiscales y ciertos reguladores pueden exigir a la corporación que lo revele.

Así que, si necesita saber quién está detrás de una empresa de Ontario, las vías prácticas son: revisar los directores y funcionarios en el informe de perfil, preguntar directamente a la empresa o, si es accionista o acreedor, pedir inspeccionar el registro de valores.

Búsqueda de nombre comercial frente a búsqueda de corporación en Ontario

Un nombre comercial (business name) no es lo mismo que una corporación. Las empresas unipersonales y las sociedades colectivas que operan con un nombre distinto del nombre propio del dueño deben registrarlo según la Business Names Act de Ontario, y una corporación que opera con un nombre distinto de su nombre legal también debe registrarlo. El registro de un nombre comercial cuesta $60 y dura cinco años.

Los registros de nombres comerciales también aparecen en el OBR, así que una búsqueda de nombre comercial en Ontario usa la misma herramienta gratuita. La diferencia importa por lo que averigua: un nombre comercial registrado le dice quién lo registró, pero no es una entidad legal independiente. Si «Maple Bakery» es un nombre registrado por 1234567 Ontario Inc., la empresa con la que trata es la corporación numerada.

Búsqueda en el OBR frente a NUANS: ¿cuál es la diferencia?

Mucha gente confunde la búsqueda de una corporación con la búsqueda de nombre para una empresa nueva. Responden a preguntas distintas.

Una búsqueda gratuita en el OBR es una buena primera comprobación al elegir un nombre, pero no basta para constituir. Ontario exige un informe NUANS con sesgo o ponderación de Ontario, con una fecha no superior a 90 días antes de la presentación, y no acepta un informe con sesgo federal. Puede pedirnos un informe NUANS de Ontario. Nuestra guía NUANS de Ontario cubre los detalles.

¿Y si la empresa es federal o de otra provincia?

No todas las empresas que operan en Ontario son corporaciones de Ontario. Dos casos comunes:

• Las corporaciones federales se constituyen según la Canada Business Corporations Act y las lleva Corporations Canada. Búsquelas en la base de datos federal de corporaciones por nombre, número de corporación o número de empresa (business number). El perfil corporativo federal y las copias no certificadas de documentos son gratuitos en línea, y el perfil muestra a los directores. Desde el 22 de enero de 2024, las corporaciones federales también presentan información ISC, y el nombre, la descripción del control y un domicilio de cada ISC son públicos.
• Las corporaciones de otras provincias las lleva el registro de su provincia de origen. Si operan en Ontario, también pueden aparecer en el OBR como corporaciones extraprovinciales.

Para una sola búsqueda en varios registros, Canada’s Business Registries, un servicio gubernamental gratuito, cubre British Columbia, Alberta, Saskatchewan, Manitoba, Ontario, Quebec, Nova Scotia y Corporations Canada. Nuestra guía de búsqueda en los registros de empresas de Canadá explica cada opción.

Consejos para una mejor búsqueda de empresas en Ontario

• Use el número de corporación cuando lo tenga. A diferencia de los nombres, es único.
• Revise el estado antes de firmar cualquier cosa. Una corporación disuelta no puede celebrar contratos en su propio nombre.
• Fíjese en las fechas de presentación. Una empresa que no ha presentado trámites recientemente puede tener información desactualizada sobre sus directores.
• Pida los documentos, no solo el resumen, para cualquier asunto importante como una compra o un préstamo.
• Lea nuestro resumen sobre búsquedas de registros de empresas existentes si necesita registros de varias jurisdicciones.