Clearance certificate de la WSIB: qué es y cómo obtenerlo en Ontario

Un clearance certificate de la WSIB es un documento gratuito de la Workplace Safety and Insurance Board de Ontario que demuestra que un contratista está registrado y que su cuenta en la WSIB está al día. Es válido hasta 90 días y protege a la empresa que contrató al contratista de responder por las primas impagas de este durante ese período.

Esta guía explica qué acredita un clearance, quién lo pide, cómo obtenerlo o verificarlo en línea, las reglas especiales para la construcción y qué hacer si su cuenta no está al día.

¿Qué es un clearance certificate de la WSIB?

Un clearance (el término que usa la propia WSIB; la mayoría dice "clearance certificate") es un número único que la WSIB emite para una empresa, contratista o subcontratista. Confirma dos cosas:

• la empresa está registrada en la WSIB; y
• su cuenta está al día, incluidos la declaración y el pago de primas.

Solo las empresas registradas y al día pueden obtenerlo. Un mismo número de clearance cubre todos sus contratos, así que no necesita un certificado distinto para cada cliente.

¿Por qué los contratantes piden un clearance de la WSIB?

La empresa que contrata se llama principal (contratante). Según la sección 141 de la Workplace Safety and Insurance Act, 1997 (WSIA), un contratante puede ser responsable de las primas impagas de un contratista y de otras sumas adeudadas. La política de la WSIB limita esa exposición al valor de la parte de mano de obra del contrato.

Cuando la WSIB emite un clearance, renuncia a su derecho a reclamar al contratante las deudas del contratista durante el período de validez del certificado. Por eso los contratistas generales, los administradores de propiedades, las corporaciones de condominio y otros contratantes piden un clearance vigente antes de empezar el trabajo y siguen pidiendo uno nuevo mientras dura la obra.

¿Quién necesita un clearance certificate de la WSIB?

Los clearances se aplican a contratantes que contratan a contratistas para trabajos en industrias cubiertas por la WSIB (actividades de la Schedule 1 o la Schedule 2). No se aplican a particulares que compran servicios para su propia vivienda.

En la práctica, la demanda proviene de tres grupos:

1. Construcción. Aquí el clearance es un requisito legal, con infracciones para ambas partes (ver más abajo).
2. Otras industrias cubiertas. Las infracciones de la construcción no se aplican, pero sí la responsabilidad del contratante por las primas impagas de un contratista, así que muchos contratantes piden clearances de todos modos, por ejemplo en contratos de limpieza, jardinería, transporte de carga y seguridad.
3. Licitaciones y compras. Los gobiernos y las grandes empresas suelen pedir un clearance como parte de una oferta o del alta de proveedores.

Los proveedores, los repartidores y visitantes similares de una obra no necesitan clearance.

¿Cuánto tiempo es válido un clearance certificate de la WSIB?

Un clearance es válido hasta 90 días calendario, según la fecha de emisión, y es renovable. La mayoría vence el 20 de febrero, mayo, agosto y noviembre.

Si la cuenta sigue al día, la WSIB emite automáticamente un nuevo clearance para el siguiente período. El clearance del siguiente período no está disponible hasta después de la fecha de renovación. Los contratantes y los contratistas deben conservar los registros de clearance al menos tres años.

¿Cómo obtener un clearance certificate de la WSIB en línea?

El clearance se genera automáticamente mientras sus pagos y declaraciones ante la WSIB estén al día. Para obtener una copia:

1. Regístrese en la WSIB si aún no lo ha hecho. El registro es gratuito y se hace en línea. Consulte nuestra guía de registro en la WSIB en Ontario.
2. Ponga su cuenta al día. Declare las primas de todos los períodos anteriores, presente cualquier conciliación requerida y pague todo lo adeudado.
3. Inicie sesión en los servicios en línea de la WSIB y abra la solicitud de clearance. Puede solicitarlo de inmediato y descargar el certificado.
4. Envíelo a su cliente, o dele su número de clearance para que lo descargue él mismo.
5. Active el envío por correo electrónico. En "My Email Notifications" de los servicios en línea puede suscribirse para recibir automáticamente los nuevos clearances cada período.

También puede pedir un clearance por correo electrónico, pero tarda de tres a cinco días hábiles desde que la WSIB recibe la solicitud.

¿Tiene algún costo el clearance de la WSIB?

No. La WSIB entrega los clearances sin cargo. Sin embargo, la mayoría de las empresas recién registradas que necesitan un clearance al momento del registro deben hacer un pago anticipado inicial de $250. Se acredita en la cuenta y se aplica a primas futuras, así que es un prepago, no una tarifa.

¿Cuáles son las reglas de clearance de la WSIB en la construcción?

La construcción tiene su propia política (política 14-02-19 de la WSIB, según las secciones 141.1 y 141.2 de la WSIA). Un contratante que contrata directamente a un contratista para trabajos de construcción debe obtener un clearance antes de que empiece el trabajo, y el clearance debe seguir vigente todo el tiempo que el contratista esté trabajando.

Incumplir estas reglas es una infracción para ambas partes. Según la WSIB, la multa máxima prevista en la WSIA es de $100,000.

Una excepción: el propietario, el ocupante o un familiar que contrata a un contratista para reparaciones o renovaciones en su propia vivienda no necesita clearance.

¿Los operadores independientes de la construcción necesitan clearance?

Por lo general, sí. Desde el 1 de enero de 2013, la cobertura de la WSIB es obligatoria en la construcción para operadores independientes, propietarios únicos, socios y directivos (executive officers), con excepciones limitadas. Como deben registrarse, pueden obtener un clearance cuando su cuenta está al día, y los contratantes que los contratan lo necesitan antes de que empiece el trabajo.

Las principales excepciones son las personas que trabajan exclusivamente en renovaciones residenciales exentas contratadas directamente por el propietario, y un socio o directivo por empresa que no realiza trabajos de construcción. Fuera de la construcción, los operadores independientes por lo general no tienen que registrarse, por lo que pueden no ser elegibles para un clearance. La WSIB ofrece un cuestionario de estatus para estos casos.

¿Qué pasa si mi cuenta de la WSIB no está al día?

Una cuenta que la WSIB marca como "ineligible" no puede recibir un número de clearance. Su cuenta está al día cuando está abierta, usa la clasificación correcta para sus actividades, tiene primas declaradas para todos los períodos anteriores, tiene los formularios de conciliación presentados y todos los montos pagados.

Para resolverlo, actualice la declaración de primas y pague lo adeudado en los servicios en línea, o comuníquese con la WSIB. La política de la WSIB también permite emitir un clearance si:

• el contratante paga el monto adeudado en nombre del contratista;
• hay un plan de pagos aprobado y se están realizando los pagos; o
• un monto en disputa bajo apelación está cubierto por una carta de crédito y se cumplen los demás requisitos.

¿Cómo verificar el clearance de la WSIB de otra empresa?

Use el servicio quick access clearances de la WSIB. No requiere iniciar sesión y permite encontrar, ver y descargar el clearance de un contratista. Puede buscar empresas registradas por nombre, nombre registrado ante la CRA, número de teléfono, dirección, ciudad o código postal.

Si contrata a contratistas con frecuencia, inicie sesión en los servicios en línea. Puede armar una lista de contratistas, ver su historial de clearances, buscar por número de certificado y recibir recordatorios por correo antes de que venzan.

Revise la fecha de vencimiento cada vez. Un certificado que un contratista le envió el trimestre pasado puede haber vencido ya.

¿Va a abrir una empresa de construcción o de contratación en Ontario?

Los clientes le pedirán su clearance desde el primer contrato. Cuando constituye su corporación en Ontario con OpenCompany, puede añadir el registro en la WSIB y sus cuentas de empresa de la CRA (HST y nómina) a su pedido en el asistente de constitución, y nos encargaremos de esos registros una vez que la corporación exista. Consulte nuestros precios para ver los servicios adicionales. Para la parte fiscal, lea cómo registrarse para el HST y obtener un business number. ¿También necesita un certificado de estatus para una licitación? Podemos pedir un certificate of status de Ontario por usted.