Registro en la WSIB en Ontario: quién debe registrarse y cómo

El registro en la WSIB en Ontario es obligatorio para la mayoría de las empresas de industrias cubiertas, y la Workplace Safety and Insurance Board indica que tiene 10 días calendario después de contratar a su primer empleado para registrarse. El registro es gratuito y toma unos 10 minutos en línea. Las empresas de construcción tienen reglas más estrictas y a menudo deben registrarse incluso sin empleados.

Esta guía explica quién debe registrarse, qué industrias son opcionales, cómo funcionan las reglas de la construcción, en qué se basan las primas y cómo registrarse paso a paso.

¿Qué es la WSIB?

La Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) administra el sistema de seguro laboral sin culpa de Ontario. Los empleadores cubiertos pagan primas, y los trabajadores que se lesionan en el trabajo reciben beneficios en lugar de demandar a su empleador. La WSIB es una agencia gubernamental, pero no recibe fondos de impuestos; las primas pagan los beneficios y la administración.

La WSIB es independiente de la Canada Revenue Agency (CRA). Registrarse ante la CRA para obtener un business number (BN), el HST o la nómina no lo registra en la WSIB.

¿Necesito cobertura de la WSIB?

Depende de su industria y de si tiene trabajadores. La cobertura es obligatoria para las industrias incluidas en la Schedule 1, Part I, o la Schedule 2 del reglamento de la Workplace Safety and Insurance Act, 1997, y opcional para las industrias de la Schedule 1, Part II.

Son ejemplos de la WSIB, no listas completas. El registro en línea de la WSIB le pregunta por su actividad y le indica si debe registrarse. Si su industria es opcional, igual puede solicitar cobertura y, si se aprueba, tendrá los mismos derechos y obligaciones que un empleador obligatorio.

Empleadores de la Schedule 1 y la Schedule 2

La mayoría de los empleadores está en la Schedule 1, un sistema de responsabilidad colectiva: las primas van a un fondo común que paga los beneficios. Los empleadores de la Schedule 2 pagan el costo total de los reclamos de sus propios trabajadores más un cargo administrativo.

¿Cuándo debo registrarme en la WSIB?

La WSIB indica que, por ley, la mayoría de las empresas debe registrarse dentro de los 10 días calendario posteriores a la contratación de su primer empleado. Los empleados incluyen a familiares, y la WSIB también cuenta a los subcontratistas que trabajan para usted.

Su política de registro (14-02-02) lo divide en dos pasos: debe dar a la WSIB información sobre sus operaciones dentro de los 10 días calendario desde la fecha de inicio del primer trabajador, y completar el registro a más tardar el último día del mes siguiente. Lo más seguro es simplemente registrarse dentro de los 10 días.

Puede registrarse antes de contratar, pero no es obligatorio. La cobertura comienza cuando su primer empleado empieza a trabajar. Si algo importante cambia, por ejemplo, si finalmente no contrata o cambia su actividad, avise a la WSIB dentro de los 10 días calendario.

¿Están cubiertos los propietarios únicos, socios y directivos?

Fuera de la construcción, los dueños de empresas no están cubiertos automáticamente. Los operadores independientes, propietarios únicos, socios y directivos (executive officers) pueden solicitar un seguro opcional si quieren cobertura para sí mismos.

Eso significa que una corporación de Ontario de una industria distinta a la construcción y sin empleados normalmente aún no necesita registrarse. La obligación comienza al contratar a su primer trabajador. Un dueño que se paga un salario debería revisar las reglas de la WSIB para directivos, porque no están cubiertos a menos que lo soliciten.

Los operadores independientes fuera de la construcción no necesitan registrarse. Si un cliente necesita prueba de su estatus, la WSIB ofrece un cuestionario, y una empresa sin empleados que participa en una licitación puede pedir una carta para licitaciones (tender letter).

¿Cuáles son las reglas de la WSIB para la construcción?

Desde el 1 de enero de 2013, la cobertura es obligatoria en la construcción para operadores independientes, propietarios únicos, socios y directivos, no solo para los empleados. Se los considera "trabajadores presuntos" (deemed workers) de su propia empresa (política 12-01-06 de la WSIB).

• Quién está exento: las personas cuya empresa trabaja exclusivamente en renovaciones residenciales exentas para el propietario que las contrata directamente, y un socio o directivo por empresa que no realiza trabajos de construcción.
• Operadores independientes: un trabajador de la construcción sin empleados que trabaja para más de un cliente en 18 meses es un operador independiente y debe registrarse y completar una declaración de estatus.
• Cuándo registrarse sin empleados: en la fecha en que empieza su trabajo de construcción, o en la fecha en que cumple los criterios de operador independiente.
• Clearances: los clientes deben obtener su clearance certificate de la WSIB antes de que empiece a trabajar. Consulte nuestra guía sobre el clearance certificate de la WSIB.

¿Cuánto cuesta la WSIB?

El registro es gratuito, aunque empresas externas pueden cobrar por registrarlo en su nombre. La cobertura cuesta primas, que dependen de dos factores:

1. Su actividad. Cada clase tiene su propia tasa, basada en el riesgo compartido de las empresas que hacen un trabajo similar. Las empresas nuevas empiezan con la tasa de su clase.
2. Sus ingresos asegurables. Las primas se cobran por cada $100 de ingresos asegurables, hasta un máximo anual por trabajador.

El promedio oculta grandes diferencias: el trabajo de oficina cuesta mucho menos que los oficios de alto riesgo. La carta de bienvenida de la WSIB le indica la tasa de su actividad. Después, su propio historial de reclamos sube o baja su tasa respecto de su clase, como máximo alrededor de un 15% al año.

Cómo registrarse en la WSIB en línea

1. Reúna su información. La WSIB pide sus nombres legal y comercial, el business number de la CRA, datos de contacto y bancarios, una descripción de su actividad, los nombres, fechas de nacimiento y cargos de los dueños o directores, la fecha de su primera contratación y su número de empleados, y una estimación de los ingresos asegurables de este año.
2. Inicie el registro en línea en wsib.ca. Responda las preguntas sobre su empresa y seleccione su actividad. La WSIB confirma si debe registrarse.
3. Cree una cuenta o inicie sesión y envíe la solicitud. Puede guardar su progreso, pero las sesiones vencen tras unos 30 minutos de inactividad.
4. Obtenga su número de cuenta. En la mayoría de los casos, la WSIB le asigna un número de cuenta en cuanto envía la solicitud.
5. Lea su correo de bienvenida. Incluye una carta sobre su tasa de prima y el acceso a los servicios en línea, donde declara y paga las primas.
6. Exhiba el póster. La WSIB envía por correo un póster de seguridad que debe exhibir en su lugar de trabajo.

Un contador, un familiar o un proveedor de servicios puede registrarlo si confirma que está autorizado. No puede modificar la solicitud después de ver la página de confirmación, así que revise bien su actividad. Si no puede registrarse en línea, puede hacerlo por teléfono o por correo postal.

¿Qué pasa si no se registra?

Una empresa que debería estar registrada y no lo está puede enfrentar intereses y cargos por incumplimiento, una investigación, un proceso judicial bajo las reglas de infracciones provinciales y primas retroactivas hasta la fecha en que debió comenzar la cobertura. La WSIB permite que las empresas en esa situación se registren voluntariamente, lo que en algunos casos puede evitar esas consecuencias.

También hay un costo práctico. Sin una cuenta de la WSIB al día, no puede obtener un clearance, y muchos clientes no le dejarán empezar a trabajar.

Deje en nuestras manos el registro en la WSIB y la CRA

Cuando constituye su corporación en Ontario con OpenCompany, puede añadir el registro en la WSIB y las cuentas de la CRA (business number, HST y nómina) a su pedido en el asistente de constitución, y las registraremos una vez que la corporación exista. Consulte nuestros precios para ver los servicios adicionales. Para la parte fiscal, lea cómo registrarse para el HST y obtener un business number, y para presupuestar el inicio, vea cuánto cuesta constituir una corporación en Ontario.