Ontario Business Registry (OBR): как пользоваться реестром, company key, подачи и поиск

Ontario Business Registry (OBR) — онлайн-система провинции для регистрации, ведения и поиска компаний и некоммерческих организаций Онтарио. Она запущена 19 октября 2021 года. Поиск бесплатный; профильный отчёт (profile report) стоит $8, а справка о статусе (certificate of status) — $26. Чтобы подавать документы за свою организацию, нужен бесплатный 9-значный company key.

В этом руководстве объясняется, кто пользуется Ontario Business Registry, как войти в систему, как получить company key, какие документы можно подать, сколько стоит поиск и как решить самые частые проблемы.

Что такое Ontario Business Registry?

OBR заменил прежние реестровые системы Онтарио 19 октября 2021 года. Данные компаний, зарегистрированных до этой даты, перенесли в новую систему, поэтому старые корпорации тоже есть в OBR. По данным провинции, в OBR доступно более 90 онлайн-операций.

Реестр охватывает основные виды организаций Онтарио:

• Коммерческие корпорации по Business Corporations Act (OBCA)
• Некоммерческие корпорации по Not-for-Profit Corporations Act, 2010
• Экстрапровинциальные корпорации, подающие отчёты в Онтарио
• Индивидуальных предпринимателей (sole proprietorships), партнёрства и коммандитные товарищества (limited partnerships), регистрирующие торговое название

OBR ведёт правительство Онтарио. Он отделён от Canada Revenue Agency (CRA), которое занимается вашим business number и налоговыми счетами, и от Corporations Canada, где хранятся записи федеральных корпораций.

Кто пользуется OBR?

Как войти в Ontario Business Registry?

Вход в реестр Онтарио выполняется через Ontario.ca Login — инструмент входа в онлайн-сервисы провинции — вместе с Ontario Business Account. В Ontario Business Account собраны несколько госуслуг, включая OBR. На актуальных страницах OBR провинция упоминает только Ontario.ca Login; ONe-key и GCKey там не упоминаются.

Чтобы впервые настроить профиль в OBR:

1. Получите company key. Запросите его бесплатно у министерства (см. следующий раздел).
2. Войдите в Ontario.ca Login или создайте учётную запись.
3. Создайте Ontario Business Account.
4. Привяжите бизнес. Найдите свою организацию и введите company key, когда система его запросит.

После привязки ваш бизнес появится в Ontario Business Account. Дальше вы попадаете в OBR, входя через Ontario.ca Login. Искать в реестре можно вообще без входа.

Что такое company key в Онтарио?

Ontario company key (его часто называют corporate key) — уникальный 9-значный код вашего бизнеса. Он работает как PIN-код: подтверждает, что вы вправе подавать документы за эту организацию. Он есть у каждой организации в OBR — корпорации, некоммерческой организации, партнёрства или ИП. Министерство просит хранить его в тайне.

Company key нужен, чтобы привязать бизнес к Ontario Business Account и чтобы посредник мог подавать документы за вас. Любой, у кого есть ваш ключ, может подавать документы за ваш бизнес, поэтому передавайте его только тем, кому доверяете.

Как получить corporate key в Онтарио?

Company key бесплатен, если запросить его напрямую у министерства через сервис OBR «get a company key». Способ доставки зависит от того, какие данные есть в реестре:

Если вы считаете, что ключ потерян, украден или использован неправомерно, условия OBR требуют сразу сообщить об этом министерству и запросить замену. Проще всего избежать ожидания ключа по почте — держать официальный email в реестре актуальным.

Какие документы можно подать в OBR?

Большинство стандартных корпоративных подач в Онтарио проходят через OBR. Основные для корпорации OBCA перечислены ниже вместе с госпошлиной за онлайн-подачу.

ИП и партнёрства также используют OBR, чтобы зарегистрировать, продлить, изменить или аннулировать торговое название. Регистрация названия стоит $60 и действует пять лет.

Годовой отчёт

Каждая корпорация Онтарио обязана ежегодно подавать годовой отчёт через OBR в течение 6 месяцев после окончания финансового года. Это тот же срок, что и для корпоративной налоговой декларации T2, но годовой отчёт подаётся в OBR, а не в CRA. Он бесплатный. Корпорация, которая систематически пропускает обязательные подачи, рискует быть ликвидированной по решению Director. Подробнее — в нашем руководстве по годовому отчёту в Онтарио, или поручите нам подать годовой отчёт.

Notices of change

Когда директор приходит или уходит, меняется должностное лицо или переезжает зарегистрированный офис, Corporations Information Act требует подать notice of change в течение 15 дней. Подача бесплатна. Если не хотите заниматься этим сами, мы можем подать notice of change за вас.

Какой поиск и какие документы можно получить в OBR?

Любой человек может бесплатно искать в OBR и получать базовую информацию о компании или некоммерческой организации. Большая часть поданных сведений, например адрес зарегистрированного офиса, попадает в открытый реестр. Контактные данные для подач и официальный email — нет.

Для подробной информации или официального документа заказывается поисковый продукт. Ниже указаны цены продуктов, заказанных напрямую у министерства.

По почте каждый продукт стоит столько же, но занимает около 5 рабочих дней. Если вы вошли в систему и ваш бизнес привязан, можно заказать продукты для своей организации через «Request Search Products» в её профиле.

Profile report — обычный способ увидеть, что есть в открытом реестре о корпорации. Initial returns и notices of change содержат имена и адреса для вручения документов директоров и пяти старших должностных лиц, а также адрес зарегистрированного офиса. Certificate of status подтверждает, что корпорация существует и действует; его часто запрашивают банки, покупатели и иностранные ведомства. В нашем руководстве по certificate of status в Онтарио объясняется, когда он нужен, а заказать certificate of status можно через нас.

Работа через посредника или поставщика услуг

Пользоваться OBR самостоятельно не обязательно. Посредники — юристы, бухгалтеры и сервисы подачи — могут подавать документы за вас, если вы дадите им company key. Они оформляют в системе делегированные полномочия, а OBR Partner Portal позволяет им вести подачи сразу для многих клиентов.

Провинция также публикует список лицензированных поставщиков, продающих поисковые продукты. Министерство никого из них не рекомендует, а посредники и поставщики могут брать собственную плату сверх госпошлины.

Частые проблемы с OBR и их решение

• Company key приходит на старый адрес. Если email в реестре нет, ключ отправляется почтой на адрес, который есть в реестре. Если вы переехали, воспользуйтесь онлайн-проверкой, а затем подайте notice of change, чтобы обновить запись.
• Не получается найти свой бизнес в поиске. Попробуйте искать по номеру корпорации Онтарио вместо названия и проверьте написание и юридические окончания вроде Inc. или Ltd. Федеральные корпорации ведёт Corporations Canada, а не OBR, хотя они тоже могут подавать отчёты в Онтарио.
• Ключ остался у бывшего бухгалтера. Любой, у кого есть ключ, может подавать документы за вас. Запросите у министерства замену, если больше не доверяете тому, у кого он есть.
• Годовой отчёт путают с T2. Подача налоговой декларации в CRA не заменяет годовой отчёт в Онтарио. Оба нужно подать в течение шести месяцев после окончания года, но это разные подачи.
• Название отклонили или оно занято. Именной корпорации OBCA нужен отчёт NUANS с привязкой к Онтарио (Ontario-biased). Вы можете заказать отчёт NUANS для Онтарио до подачи документов.

Если вы ещё не зарегистрировали компанию, можно зарегистрировать компанию в Онтарио с нами: мы подадим документы в OBR и затем пришлём данные company key.