WSIB clearance certificate: что это и как его получить в Онтарио

WSIB clearance certificate — бесплатный документ от Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) Онтарио, подтверждающий, что подрядчик зарегистрирован и его счёт в WSIB в порядке. Он действует до 90 дней и защищает компанию, нанявшую подрядчика, от ответственности за неоплаченные взносы этого подрядчика в WSIB в течение этого срока.

В этом руководстве — что подтверждает clearance, кто его запрашивает, как получить или проверить его онлайн, особые правила для строительства и что делать, если ваш счёт не в порядке.

Что такое WSIB clearance certificate?

Clearance (так его официально называет WSIB; чаще говорят «clearance certificate») — это уникальный номер, который WSIB выдаёт компании, подрядчику или субподрядчику. Он подтверждает две вещи:

• компания зарегистрирована в WSIB;
• её счёт в актуальном состоянии, включая отчётность и оплату взносов.

Получить его могут только зарегистрированные компании без задолженностей. Один номер clearance покрывает все ваши договоры, поэтому отдельный сертификат для каждого клиента не нужен.

Почему заказчики требуют WSIB clearance?

Компания-заказчик называется principal. По статье 141 закона Workplace Safety and Insurance Act, 1997 (WSIA) заказчик может нести ответственность за неоплаченные взносы подрядчика в WSIB и другие суммы задолженности. Политика WSIB ограничивает этот риск стоимостью трудовой составляющей договора.

Выдавая clearance, WSIB отказывается от права взыскивать долги подрядчика с заказчика на срок действия сертификата. Поэтому генподрядчики, управляющие недвижимостью, кондоминиумные корпорации и другие заказчики требуют действующий clearance до начала работ и запрашивают новый, пока работы продолжаются.

Кому нужен WSIB clearance certificate?

Clearance применяется к заказчикам, которые нанимают подрядчиков для работ в отраслях, охваченных WSIB (виды деятельности из Schedule 1 или Schedule 2). Он не касается частных лиц, заказывающих услуги для собственного жилья.

На практике спрос исходит от трёх групп:

1. Строительство. Здесь clearance — требование закона, и нарушение является правонарушением для обеих сторон (см. ниже).
2. Другие охваченные отрасли. Строительные правонарушения здесь не применяются, но ответственность заказчика за неоплаченные взносы подрядчика сохраняется, поэтому многие заказчики всё равно собирают clearance — например, по договорам на уборку, озеленение, грузоперевозки и охрану.
3. Тендеры и закупки. Государственные органы и крупные компании часто запрашивают clearance в составе заявки или при регистрации поставщика.

Поставщикам, курьерам и другим посетителям объекта clearance не нужен.

Сколько действует WSIB clearance certificate?

Clearance действует до 90 календарных дней в зависимости от даты выдачи и может продлеваться. Большинство clearance истекают 20 февраля, мая, августа и ноября.

Если счёт по-прежнему в порядке, WSIB автоматически выдаёт новый clearance на следующий период. Clearance на следующий период доступен только после даты продления. Заказчики и подрядчики обязаны хранить записи о clearance не менее трёх лет.

Как получить WSIB clearance certificate онлайн?

Clearance формируется автоматически, пока ваши платежи и отчётность в WSIB в порядке. Чтобы получить копию:

1. Зарегистрируйтесь в WSIB, если ещё не сделали этого. Регистрация бесплатная и проходит онлайн. См. наше руководство по регистрации в WSIB в Онтарио.
2. Приведите счёт в порядок. Отчитайтесь о взносах за все прошлые периоды, подайте необходимую сверку (reconciliation) и оплатите всю задолженность.
3. Войдите в онлайн-сервисы WSIB и откройте заявку на clearance. Запросить его можно сразу и тут же скачать сертификат.
4. Отправьте его клиенту или сообщите ему номер clearance, чтобы он скачал документ сам.
5. Включите доставку по email. В разделе «My Email Notifications» онлайн-сервисов можно подписаться на автоматическое получение новых clearance каждый период.

Clearance можно запросить и по электронной почте, но это займёт от трёх до пяти рабочих дней с момента получения запроса WSIB.

Сколько стоит WSIB clearance?

Нисколько. WSIB выдаёт clearance бесплатно. Однако большинство только что зарегистрированных компаний, которым clearance нужен уже при регистрации, должны внести первоначальный авансовый платёж $250. Он зачисляется на счёт и идёт в счёт будущих взносов, то есть это предоплата, а не сбор.

Какие правила clearance WSIB действуют в строительстве?

Для строительства есть отдельная политика (политика WSIB 14-02-19 на основании статей 141.1 и 141.2 WSIA). Заказчик, напрямую нанимающий подрядчика для строительных работ, должен получить clearance до начала работ, и clearance должен действовать всё время, пока подрядчик работает.

Нарушение этих правил — правонарушение для обеих сторон. По данным WSIB, максимальный штраф по WSIA составляет $100,000.

Одно исключение: владельцу жилья, жильцу или члену их семьи, нанимающему подрядчика для ремонта или реконструкции собственного дома, clearance не нужен.

Нужен ли clearance независимым операторам в строительстве?

Как правило, да. С 1 января 2013 года покрытие WSIB в строительстве обязательно для независимых операторов (independent operators), индивидуальных предпринимателей, партнёров и руководителей (executive officers), за ограниченными исключениями. Поскольку они обязаны регистрироваться, они могут получить clearance, как только их счёт будет в порядке, а нанимающим их заказчикам он нужен до начала работ.

Основные исключения — люди, работающие исключительно на освобождённых работах по ремонту жилья по прямому найму владельца, и один партнёр или руководитель на компанию, который не выполняет строительных работ. Вне строительства независимые операторы обычно не обязаны регистрироваться, поэтому могут не иметь права на clearance. Для таких случаев WSIB предлагает анкету для определения статуса.

Что делать, если мой счёт в WSIB не в порядке?

Счёт, который WSIB помечает как «ineligible», не может получить номер clearance. Ваш счёт в порядке, если он открыт, использует правильную классификацию для вашей деятельности, по нему поданы отчёты о взносах за все прошлые периоды, поданы формы сверки и все суммы оплачены.

Чтобы исправить ситуацию, обновите отчётность о взносах и оплатите задолженность через онлайн-сервисы или свяжитесь с WSIB. Политика WSIB также позволяет выдать clearance, если:

• заказчик оплачивает задолженность за подрядчика;
• действует утверждённый план платежей и платежи вносятся;
• оспариваемая в апелляции сумма покрыта аккредитивом и выполнены прочие требования.

Как проверить WSIB clearance другой компании?

Воспользуйтесь сервисом WSIB quick access clearances. Он не требует входа и позволяет найти, просмотреть и скачать clearance подрядчика. Искать зарегистрированные компании можно по названию, названию в CRA, номеру телефона, адресу, городу или почтовому индексу.

Если вы регулярно нанимаете подрядчиков, лучше войдите в онлайн-сервисы. Там можно составить список подрядчиков, видеть историю их clearance, искать по номеру сертификата и получать email-напоминания до истечения срока.

Каждый раз проверяйте дату окончания. Сертификат, который подрядчик прислал в прошлом квартале, мог уже истечь.

Открываете строительную или подрядную компанию в Онтарио?

Клиенты попросят ваш clearance уже на первом договоре. Когда вы регистрируете корпорацию в Онтарио с OpenCompany, вы можете добавить в заказ в мастере регистрации регистрацию в WSIB и бизнес-счета CRA (HST и payroll), и мы оформим их за вас, как только корпорация будет создана. Стоимость дополнительных услуг — на странице цен. О налоговой стороне читайте в статье как зарегистрироваться в HST и получить business number. Нужен также certificate of status для тендера? Мы можем заказать для вас certificate of status Онтарио.