Déposer votre rapport annuel : guide pour les entreprises canadiennes

Toute société canadienne doit déposer un rapport annuel auprès du registre qui l’a constituée, ainsi que dans chaque province où elle est immatriculée comme société extraprovinciale. Il confirme les administrateurs, les adresses et le statut de la société. Les frais vont de zéro en Ontario à 118,35 $ en Nouvelle-Écosse, et une société qui cesse de déposer peut être dissoute. Voici les échéances et les frais de chaque juridiction, et la marche à suivre.

Qu’est-ce qu’un rapport annuel ?

Le rapport annuel est un court dépôt qui tient à jour le dossier public de la société : siège social, administrateurs, dirigeants et, au fédéral, particuliers ayant un contrôle important. Ce n’est pas une déclaration de revenus. Votre déclaration T2 est transmise séparément à l’ARC, dans les six mois suivant la fin de l’exercice.

Échéances et frais du rapport annuel par juridiction

Les immatriculations extraprovinciales ont leurs propres dépôts annuels. Une société extraprovinciale au Nouveau-Brunswick, par exemple, paie 200 $ en ligne, alors qu’en Nouvelle-Écosse les sociétés d’autres provinces renouvellent gratuitement.

Pourquoi déposer à temps

• Bonne situation : banques, acheteurs, propriétaires et gouvernements demandent souvent un certificat de statut, et vous ne pouvez pas en obtenir un sans réserve avec des rapports en retard.
• Risque de dissolution : les registres peuvent dissoudre ou radier les sociétés qui cessent de déposer. Les reconstituer coûte plus cher que de déposer : 330 $ en Ontario et 250 $ au fédéral.
• Frais de retard : certaines provinces facturent davantage en cas de retard ; en Saskatchewan, le rapport passe de 60 $ à 110 $.
• Dossier public exact : les administrateurs partis restent inscrits, et les avis juridiques arrivent à la mauvaise adresse.

Comment déposer votre rapport annuel

Étape 1 : trouver la date d’anniversaire et le numéro de société

La date d’anniversaire est celle de votre certificat de constitution (ou de fusion ou de prorogation). Il vous faut aussi votre numéro de société et, pour le dépôt en ligne, votre compte au registre ou votre clé d’entreprise.

Étape 2 : vérifier les renseignements

Vérifiez le siège social, les administrateurs et les dirigeants. Les sociétés fédérales confirment aussi les renseignements sur les particuliers ayant un contrôle important. Si quelque chose a changé pendant l’année, déposez aussi l’avis de changement, ou d’abord si votre registre l’exige.

Étape 3 : déposer en ligne et payer

Déposez par le système en ligne de votre registre et payez les frais. En Alberta, le rapport passe par un agent d’enregistrement ou un fournisseur de services autorisé.

Étape 4 : conserver la confirmation

Conservez la confirmation de dépôt dans votre registre des procès-verbaux. C’est votre preuve de dépôt si une banque ou un acheteur la demande.

Erreurs courantes

• Croire que la T2 suffit : la déclaration de revenus et le rapport annuel sont des dépôts différents auprès d’organismes différents.
• Oublier les rapports extraprovinciaux : une société immatriculée dans trois provinces peut devoir trois ou quatre rapports par an.
• Administrateurs non à jour : déclarez les changements d’administrateurs au moment où ils surviennent, pas seulement lors du rapport annuel.
• Perdre les accès : conservez les identifiants du registre et les clés d’entreprise avec le registre des procès-verbaux pour que le dépôt ne bloque pas lors d’un changement de personnel.

Vous préférez ne pas suivre les échéances vous-même ? Nous pouvons déposer votre rapport annuel pour vous.