Корпоративная книга протоколов (minute book) в Канаде: что в ней должно быть и зачем

Корпоративная книга протоколов (corporate minute book) — это комплект документов, который обязана вести каждая канадская корпорация: устав, внутренний регламент (by-laws), протоколы и резолюции, а также реестры директоров, ценных бумаг и лиц со значительным контролем. В Онтарио перечень приведён в разделе 140 Business Corporations Act; на федеральном уровне — в разделах 20 и 21.1 CBCA. Книга хранится в зарегистрированном офисе.

Государство не проверяет книгу протоколов ни при регистрации корпорации, ни при подаче годового отчёта. Но её запрашивают банки, покупатели, инвесторы, юристы и CRA, а отсутствующая или неполная книга — одна из самых частых проблем, выявляемых при due diligence. В этом руководстве объясняется, что должно быть в книге протоколов, кто может её смотреть и как поддерживать её в порядке.

Что такое корпоративная книга протоколов?

Книга протоколов — официальная летопись существования и решений корпорации. Она показывает, кто является директорами и акционерами, какие акции и когда выпущены и что решили совет директоров и акционеры. Название пошло от переплетённых папок, которые вели юридические фирмы, но законы папку не требуют. Подходит любая форма, в том числе электронная, если записи полные и защищённые.

Книга протоколов отделена от бухгалтерских записей и налоговой отчётности, хотя их закон тоже обязывает хранить.

Что должно быть в книге протоколов в Онтарио?

Раздел 140 онтарийского Business Corporations Act (OBCA) устанавливает, какие документы корпорация Онтарио обязана составлять и хранить. Требования Онтарио к книге протоколов выглядят так:

На практике в большинстве книг также лежат свидетельство о регистрации, согласия директоров занять должность, сертификаты акций или реестровая книга и копии документов, поданных в Ontario Business Registry.

Реестр лиц со значительным контролем

С 1 января 2023 года частные корпорации Онтарио обязаны вести реестр лиц со значительным контролем (individuals with significant control, ISC). ISC — это физическое лицо, которое держит, владеет или контролирует акции, дающие 25% и более голосов, или 25% и более акций по справедливой рыночной стоимости, либо имеет влияние, равносильное фактическому контролю.

В реестре указываются имя каждого лица, дата рождения, адрес, налоговое резидентство, даты, когда лицо стало или перестало быть ISC, и способ контроля над корпорацией. Реестр нужно проверять не реже раза в финансовый год и вносить новые сведения в течение 15 дней с момента, когда они стали известны. Реестр ведёт сама корпорация, в Онтарио он не подаётся и раскрывается по запросу только полиции, налоговым органам и некоторым регуляторам. Корпорации, не ведущей его без уважительной причины, грозит штраф до $5,000.

Что обязана хранить федеральная корпорация (CBCA)?

Правила Canada Business Corporations Act (CBCA) похожи. Раздел 20 требует устав, by-laws и поправки, копию любого единогласного соглашения акционеров, протоколы и резолюции акционеров, копии уведомлений о директорах и зарегистрированном офисе, а также реестр ценных бумаг. Также обязательны протоколы директоров и надлежащие бухгалтерские записи, причём бухгалтерские записи хранятся шесть лет.

Федеральные корпорации также ведут реестр ISC согласно разделу 21.1, действующему с июня 2019 года. В отличие от Онтарио, федеральные корпорации ещё и подают сведения об ISC в Corporations Canada — с годовым отчётом и в течение 15 дней после изменения, — и часть этих сведений публична. Другие различия описаны в нашем руководстве «федеральная или провинциальная регистрация».

Где нужно хранить книгу протоколов?

Корпорация Онтарио хранит документы в зарегистрированном офисе или в другом месте в Онтарио, выбранном директорами. Их можно хранить и в ином месте, если с ними можно ознакомиться электронно в зарегистрированном офисе в рабочие часы, — кроме реестра земли, который остаётся в зарегистрированном офисе.

Федеральная корпорация хранит их в зарегистрированном офисе или в другом месте в Канаде. За пределами Канады — только если доступ к ним возможен электронно из места в Канаде и корпорация обеспечивает техническую помощь.

Кто вправе знакомиться с книгой протоколов корпорации?

Протоколов директоров нет в списке для акционеров и кредиторов. Любой акционер также может бесплатно получить одну копию устава, by-laws и любого единогласного соглашения акционеров. Федеральные правила аналогичны — раздел 21 CBCA.

Может ли книга протоколов быть электронной?

Да. С 1 октября 2023 года OBCA прямо указывает, что обязательный документ «может вестись в любой форме». CBCA также допускает электронные записи. В обоих случаях корпорация должна принимать надлежащие меры против утраты и фальсификации и уметь предоставить записи в читаемом виде в разумный срок.

Электронной книгой проще поделиться с банком или покупателем. Слабое место обычно не формат, а дисциплина: подписанные резолюции, разбросанные по почтовым перепискам и личным дискам, всё равно что потеряны, когда они понадобятся.

Что будет, если книги протоколов нет или она неполная?

Чаще всего ничего — пока документы не понадобятся. Тогда пробелы обходятся дорого.

• Продажа бизнеса. Юрист покупателя изучит книгу протоколов, чтобы подтвердить, кому принадлежат акции и что прошлые решения были надлежаще одобрены.
• Финансирование. Банки и инвесторы часто запрашивают книгу или заверенную выписку перед выдачей кредита или инвестицией.
• Налоговые проверки. CRA может запросить реестры акций и резолюции, подтверждающие дивиденды, зарплаты и выпуски акций.
• Споры. При разногласиях между акционерами книга протоколов — это доказательство. По OBCA сведения в документе принимаются как доказательство, пока не доказано иное.
• Правонарушения. Несоблюдение OBCA без уважительной причины — правонарушение. Изъятие или уничтожение обязательных документов либо заведомо ложные записи запрещены.

Восстановление книги протоколов спустя годы означает поиск бывших директоров, реконструкцию выпусков акций и часто подписание исправительных резолюций. Эту работу должен проверить юрист, особенно перед продажей или финансированием.

Как завести корпоративную книгу протоколов?

1. Подшейте учредительные документы. Добавьте свидетельство и устав, а также согласия директоров занять должность.
2. Примите общий by-law. Он регулирует собрания, должностных лиц, право подписи и банковские операции.
3. Выпустите первые акции. Примите резолюцию директоров, внесите каждый выпуск в реестр ценных бумаг и подготовьте сертификаты акций или реестровую книгу.
4. Назначьте должностных лиц и установите конец финансового года резолюцией.
5. Откройте реестры: директоров, ценных бумаг, передач и лиц со значительным контролем.
6. Добавьте соглашение акционеров, если оно есть, особенно единогласное соглашение акционеров.
7. Поддерживайте её в актуальном состоянии. Фиксируйте каждое изменение директоров, акций и контроля по мере его возникновения.

Когда вы регистрируете корпорацию у нас, мы можем подготовить книгу протоколов и by-laws и настроить структуру акций в рамках того же заказа. Для федеральной корпорации см. федеральную регистрацию; пакеты перечислены на нашей странице цен. Наше руководство по уставу корпорации в Онтарио объясняет сам учредительный документ.

Какие ежегодные резолюции включаются в книгу протоколов?

Корпорация Онтарио обязана провести годовое собрание акционеров в течение 18 месяцев после регистрации, а затем в течение 15 месяцев после предыдущего. В большинстве частных корпораций собрание заменяют письменные резолюции, подписанные всеми голосующими акционерами. Типовой годовой пакет включает:

• Резолюцию директоров об утверждении финансовой отчётности.
• Резолюцию акционеров о принятии финансовой отчётности и избрании директоров.
• Согласие акционеров на освобождение корпорации от назначения аудитора на год. Это допускается для непубличной корпорации, только если все акционеры дают письменное согласие.
• Резолюции о дивидендах, бонусах или зарплатах за год, если они есть.
• Актуализированную проверку реестра ISC.

Ежегодные резолюции не то же самое, что годовой отчёт Онтарио, который подаётся в Ontario Business Registry. Об этой подаче — наше руководство по годовому отчёту в Онтарио. Изменения директоров или зарегистрированного офиса также требуют уведомления об изменении в течение 15 дней, а изменения устава — поправок к уставу (articles of amendment).