Rapport annuel fédéral (Corporations Canada) : échéance, frais de 12 $ et dépôt

Toute société fédérale doit déposer chaque année un rapport annuel auprès de Corporations Canada. Le dépôt en ligne coûte 12 $ et doit se faire dans les 60 jours suivant l’anniversaire de la constitution, de la fusion ou de la prorogation de la société. Depuis le 22 janvier 2024, vous déposez aussi en même temps les renseignements sur les particuliers ayant un contrôle important (PCI). Ce guide explique qui dépose le rapport annuel fédéral, comment le déposer et ce qui se passe si vous ne le faites pas.

Le rapport annuel fédéral en un coup d’œil

Qui doit déposer un rapport annuel en vertu de la LCSA ?

L’article 263 de la LCSA oblige toute société à envoyer un rapport annuel à Corporations Canada. Selon Corporations Canada, la règle s’applique quelle que soit la taille de votre entreprise : une société de portefeuille, une société inactive et une société sans revenus déposent toutes le même rapport.

Le rapport confirme les renseignements de la société inscrits au dossier public à votre date anniversaire. Votre date anniversaire est celle qui figure sur votre certificat de constitution, de fusion ou de prorogation en vertu de la LCSA, et non la fin de votre exercice.

Les organisations fédérales à but non lucratif déposent en vertu d’une autre loi (la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif), avec leurs propres règles. Ce guide porte sur les sociétés par actions.

Quand le rapport annuel fédéral est-il dû ?

Vous avez 60 jours après chaque date anniversaire pour le déposer. Trois règles de calendrier comptent :

• Pas avant l’anniversaire. Corporations Canada n’accepte pas un rapport déposé avant la date anniversaire, car il doit refléter la situation de la société à cette date.
• Pas la première année. Aucun rapport n’est déposé pour l’année de la constitution, de la fusion ou de la prorogation. Une société constituée le 10 mars 2026 dépose son premier rapport entre le 10 mars et le début de mai 2027.
• Mieux vaut tard que jamais. Un rapport en retard fait apparaître la société comme « en retard » dans la base de données publique jusqu’à son dépôt : déposez-le dès que vous vous en apercevez.

Particuliers ayant un contrôle important : désormais inclus dans le dépôt annuel

Depuis juin 2019, les sociétés régies par la LCSA doivent tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important. Depuis le 22 janvier 2024, elles doivent aussi transmettre ces renseignements à Corporations Canada :

• au moment de la constitution ;
• chaque année, en même temps que le rapport annuel ;
• dans les 15 jours suivant l’inscription d’un changement au registre des PCI ;
• dans les 30 jours suivant un certificat de fusion ou de prorogation.

Un PCI est généralement un particulier qui détient, contrôle ou dirige au moins 25 % des actions avec droit de vote, ou au moins 25 % de l’ensemble des actions selon leur juste valeur marchande. Une personne qui exerce un « contrôle de fait », comme le pouvoir de remplacer la majorité du conseil, est aussi un PCI même sans détenir d’actions. Lorsqu’une fiducie détient au moins 25 % des actions, chaque particulier qui contrôle la fiducie peut être un PCI.

Ce qui devient public

Une partie des renseignements sur les PCI est publiée sur le site de Corporations Canada : le nom légal complet du PCI, les dates auxquelles il est devenu (et a cessé d’être) un PCI, une description de son contrôle et une adresse. Si vous fournissez une adresse aux fins de signification, c’est elle qui est publiée, et l’adresse domiciliaire reste confidentielle. La date de naissance, la citoyenneté et la résidence fiscale ne sont jamais publiques. Les renseignements sur les PCI de moins de 18 ans restent confidentiels jusqu’à leurs 18 ans. Les organismes d’application de la loi et le CANAFE ont accès à tout ce qui est déposé.

Avant de déposer, vérifiez qui doit figurer au rapport et fournissez une adresse aux fins de signification pour toute personne qui ne veut pas que son adresse domiciliaire soit rendue publique.

Comment déposer votre rapport annuel auprès de Corporations Canada

1. Connectez-vous à Mon compte ISDE. Le Centre de dépôt en ligne utilise Mon compte ISDE, que vous pouvez créer avec une CléGC ou un partenaire de connexion.
2. Obtenez l’accès à la société. Vous devez être le gestionnaire avec accès complet de la société (un administrateur, un dirigeant ou un mandataire autorisé) ou un collaborateur aux dépôts, ou avoir la clé de la société. La clé de la société est un mot de passe lié à la société, délivré à la constitution. Si vous l’avez perdue, demandez-en une nouvelle à Corporations Canada.
3. Choisissez l’option de dépôt du rapport annuel. Vérifiez les renseignements préremplis et confirmez-les ou mettez-les à jour en date de l’anniversaire.
4. Remplissez la section sur les PCI. Inscrivez ou confirmez chaque particulier ayant un contrôle important.
5. Payez les 12 $ et conservez la confirmation.

Un changement d’administrateurs ou d’adresse du siège social dans la même province peut être déposé gratuitement en ligne à tout moment : vous n’avez pas à attendre le rapport annuel. Le déménagement du siège social dans une autre province exige des statuts de modification.

Si vous préférez ne pas vous occuper des rôles d’accès et des formulaires sur les PCI, notre service de dépôt du rapport annuel se charge du rapport fédéral et de tout dépôt provincial pour vous.

Que se passe-t-il si vous ne déposez pas ?

Manquer l’échéance a des conséquences qui s’aggravent avec le temps :

Reconstituer une société fédérale dissoute

Tout intéressé peut demander la reconstitution d’une société dissoute en vertu de l’article 209 de la LCSA. La reconstitution coûte 250 $, se dépose par la poste (environ 10 jours) et exige la mise à jour de tous les rapports annuels manquants. Un rapport Nuans reste obligatoire pour la reconstitution. Si l’ancien nom n’est plus disponible, la société est reconstituée sous un nom numérique. Déposer à temps un rapport à 12 $ coûte bien moins cher.

Sociétés fédérales exerçant en Ontario et dans d’autres provinces

Le rapport annuel fédéral ne couvre que vos obligations envers Corporations Canada. Chaque province où la société a un enregistrement extraprovincial a ses propres règles :

• Ontario : une société fédérale qui commence à exercer des activités en Ontario dépose un rapport initial dans le Registre des entreprises de l’Ontario dans les 60 jours (sans frais), puis un avis de modification dans les 15 jours suivant tout changement. Selon Corporations Canada, le rapport annuel de l’Ontario s’applique aux sociétés ontariennes et aux personnes morales étrangères titulaires d’un permis, et non aux sociétés fédérales. Votre obligation continue en Ontario consiste à tenir le registre à jour.
• Autres provinces : la plupart des provinces exigent des frais annuels ou un dépôt annuel pour maintenir l’enregistrement extraprovincial. Le rapport annuel extraprovincial du Nouveau-Brunswick coûte 200 $ par dépôt électronique, et la Nouvelle-Écosse facture aux sociétés fédérales 274,10 $ par année pour le renouvellement.

Vérifiez chaque année chaque province de votre liste. Consultez la page enregistrement extraprovincial si vous vous étendez à une nouvelle province.

Rapport annuel ou déclaration de revenus T2

On les confond souvent, mais ils vont à des organismes différents :

Produire votre T2 ne satisfait pas l’exigence de Corporations Canada, et le rapport annuel ne remplace pas la T2. Pour en savoir plus sur les dépôts annuels provinciaux, consultez notre guide du rapport annuel pour les entreprises canadiennes.