Comment enregistrer un nom commercial en Ontario (entreprise individuelle ou nom d’exploitation)

L’enregistrement d’un nom commercial en Ontario se fait en ligne par le Registre des entreprises de l’Ontario (RENO). Les frais gouvernementaux sont de 60 $ pour une entreprise individuelle, une société en nom collectif ou le nom d’exploitation d’une société par actions, et l’approbation est immédiate. L’enregistrement est valide cinq ans, et son renouvellement coûte à nouveau 60 $. Vous devez enregistrer tout nom commercial qui n’est pas votre propre nom légal.

Ce guide explique quand l’Ontario exige l’enregistrement d’un nom commercial, comment faire une recherche de nom au préalable, la marche à suivre étape par étape, les renouvellements et ce que l’enregistrement ne protège pas.

Qu’est-ce que l’enregistrement d’un nom commercial en Ontario ?

L’enregistrement d’un nom commercial est une inscription publique, en vertu de la Loi sur les noms commerciaux de l’Ontario, qui indique qui se cache derrière un nom commercial. L’Ontario appelait autrefois ce certificat un permis principal d’entreprise (PPE). Le Registre des entreprises de l’Ontario l’appelle désormais enregistrement d’un nom commercial, mais les banques et les fournisseurs demandent encore souvent votre « PPE » (ou « MBL »). Il s’agit du même document.

Lors de l’enregistrement, ServiceOntario vous attribue un numéro d’identification d’entreprise de l’Ontario (NIE) à 9 chiffres. Il est différent du numéro d’entreprise (NE) à 9 chiffres que l’Agence du revenu du Canada attribue pour les comptes fiscaux.

Quand faut-il enregistrer un nom commercial en Ontario ?

L’article 2 de la Loi sur les noms commerciaux prévoit trois cas :

L’entrepreneur individuel qui travaille uniquement sous son propre nom légal, comme « Jane Smith », n’a pas à s’enregistrer. L’ajout de mots comme « Consulting » ou « & Co. » crée un nom autre que le vôtre, et ce nom doit être enregistré.

Comment faire une recherche de nom commercial en Ontario

Faites une recherche avant d’enregistrer. Le RENO permet de chercher gratuitement en ligne les noms commerciaux et dénominations sociales existants. Contrairement à une société par actions dotée d’une dénomination, le nom d’une entreprise individuelle ou d’une société de personnes n’exige pas de rapport NUANS.

Une recherche gratuite n’affiche que les correspondances exactes ou proches dans le registre de l’Ontario. Avant d’imprimer des enseignes ou d’acheter un nom de domaine, pensez aussi à :

• consulter la Base de données sur les marques de commerce canadiennes de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC), car une marque de commerce déposée peut vous empêcher d’utiliser un nom semblable partout au Canada ;
• vérifier les registres des autres provinces et le Web si vous prévoyez vendre hors de l’Ontario ;
• envisager un rapport NUANS si vous voulez une seule recherche couvrant à la fois les dénominations sociales, les noms commerciaux et les marques de commerce.

Le registre accepte les noms composés de lettres romaines, de chiffres arabes et de signes de ponctuation autorisés. Le registrateur peut refuser un nom non conforme à la Loi ou à ses règlements.

Comment enregistrer un nom commercial en Ontario : étape par étape

1. Confirmez que vous devez vous enregistrer à l’aide du tableau ci-dessus.
2. Recherchez le nom dans le RENO (gratuit) et dans la base de données sur les marques de commerce.
3. Créez vos comptes. Il vous faut une connexion Ontario.ca et un compte d’entreprise de l’Ontario, que vous créez dans le cadre du processus du RENO, ainsi qu’une adresse courriel fonctionnelle.
4. Remplissez l’enregistrement. Choisissez le type d’entreprise (entreprise individuelle, société en nom collectif ou nom commercial d’une société par actions), puis indiquez le nom, l’adresse de l’entreprise, l’activité et les renseignements sur le propriétaire.
5. Payez les frais de 60 $ par carte de débit, Visa ou Mastercard. Les dépôts en ligne sont approuvés immédiatement. Les dépôts par la poste coûtent le même prix et prennent environ 15 jours ouvrables.
6. Conservez votre enregistrement et votre NIE. Gardez la clé d’entreprise délivrée par le RENO : vous en aurez besoin pour renouveler, modifier ou annuler l’enregistrement plus tard.

Frais liés aux noms commerciaux en Ontario

Il s’agit uniquement des frais gouvernementaux. Un fournisseur de services qui dépose pour vous peut facturer ses propres frais en sus.

Combien de temps dure l’enregistrement d’un nom commercial ?

L’enregistrement d’un nom commercial dure cinq ans à compter de la date à laquelle le registrateur l’accepte. Le renouvellement s’ouvre dans le RENO six mois avant l’expiration et reste possible jusqu’à 60 jours après. Les frais de renouvellement sont les mêmes 60 $ que pour un nouvel enregistrement.

Si vous manquez le délai de grâce de 60 jours, vous ne pouvez plus renouveler. Vous devez enregistrer le même nom à nouveau, et vous obtenez un nouveau NIE et une nouvelle clé d’entreprise : les dossiers de votre banque et de vos fournisseurs doivent alors être mis à jour. Ne comptez pas sur un rappel. Inscrivez la date d’expiration dans votre agenda.

Modifier ou annuler votre enregistrement

Si un renseignement enregistré change, comme votre adresse, votre activité ou vos associés, la Loi exige le dépôt d’un enregistrement modifié dans les 15 jours. Les modifications sont gratuites. Si vous cessez d’utiliser le nom, vous pouvez annuler l’enregistrement dans le RENO sans frais.

Enregistrer un nom d’exploitation pour une société par actions

Bien des sociétés par actions exercent sous une marque plutôt que sous leur nom légal, surtout les sociétés à numéro. Si une société ontarienne, fédérale ou extraprovinciale exerce ses activités en Ontario sous un nom autre que sa dénomination sociale, elle doit enregistrer ce nom d’exploitation en vertu de la Loi sur les noms commerciaux. Les frais sont les mêmes : 60 $ pour cinq ans.

Une société qui utilise un nom d’exploitation enregistré doit indiquer à la fois le nom enregistré et sa dénomination sociale sur les contrats, factures, effets de commerce et commandes de biens ou de services. « Lakeview Cafe (1234567 Ontario Inc.) » sur une facture est une façon courante de le faire.

Si vous n’êtes pas encore constitué en société, une société à numéro dotée d’un nom d’exploitation enregistré est souvent la voie la plus rapide. Découvrez combien coûte la constitution en Ontario, ou lancez une constitution en Ontario.

Ce que l’enregistrement d’un nom commercial ne vous donne pas

• Aucun droit exclusif sur le nom. L’enregistrement indique qui utilise le nom. Il n’empêche pas quelqu’un d’autre d’utiliser un nom semblable, et les conditions du RENO font porter à la personne qui enregistre le risque de confusion ou de poursuite.
• Aucune protection de marque de commerce. Les droits exclusifs sur une marque à l’échelle du Canada découlent d’une marque de commerce déposée auprès de l’OPIC. Un enregistrement confère le droit d’utiliser la marque partout au Canada pendant 10 ans et peut être renouvelé. Enregistrer un nom commercial ou un nom de domaine ne crée aucun droit de marque.
• Aucune responsabilité limitée. L’entrepreneur individuel ou l’associé d’une société en nom collectif demeure personnellement responsable des dettes de l’entreprise. Seule la constitution en société crée une entité juridique distincte. Notre guide entreprise individuelle ou société par actions compare les deux.
• Aucun compte fiscal ni permis. Le NIE n’est pas un numéro d’entreprise de l’ARC, et les permis municipaux ou sectoriels sont distincts.

Que se passe-t-il si vous ne vous enregistrez pas ?

La Loi sur les noms commerciaux prévoit des sanctions. Exercer sous un nom non enregistré, ou omettre de déclarer des changements, constitue une infraction passible d’amendes allant jusqu’à 2 000 $ pour les particuliers et jusqu’à 25 000 $ pour les sociétés par actions. Les administrateurs et dirigeants qui ont permis l’infraction d’une société peuvent aussi être condamnés à une amende. Une entreprise exerçant sous un nom non enregistré ne peut pas non plus intenter de poursuite devant un tribunal ontarien relativement à cette entreprise sans l’autorisation du tribunal.

Après l’enregistrement : numéro d’entreprise et TVH

Une fois votre nom enregistré, les étapes suivantes sont généralement fédérales :

• Numéro d’entreprise (NE) : vous l’obtenez de l’ARC lorsque vous ouvrez votre premier compte de programme, comme la TPS/TVH ou les retenues sur la paie.
• TVH : l’inscription est obligatoire dès que vos revenus taxables dépassent 30 000 $ au cours d’un seul trimestre civil ou des quatre derniers trimestres consécutifs. Vous pouvez vous inscrire plus tôt de façon volontaire pour demander des crédits de taxe sur les intrants. Le taux de TVH en Ontario est de 13 %.
• Sociétés de personnes : les associés enregistrent ensemble la raison sociale. Notre service d’enregistrement de société en nom collectif s’occupe du dépôt pour vous.

Consultez nos tarifs si vous préférez que nous déposions l’enregistrement ou que nous constituions votre société pour vous.