Recherche dans les registres d’entreprises du Canada : trouver n’importe quelle société (fédérale et provinciale)

Une recherche dans les registres d’entreprises du Canada est gratuite : les Registres d’entreprises canadiens, un service fédéral-provincial, interrogent en une seule fois la Colombie-Britannique, l’Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba, l’Ontario, le Québec, la Nouvelle-Écosse et Corporations Canada, par nom, numéro d’entreprise ou identifiant du registre. Les renseignements complets et les documents officiels proviennent toutefois du registre d’origine de la société, et ils coûtent souvent des frais modestes.

Le Canada n’a pas de registre national unique des sociétés. Une entreprise est constituée soit au fédéral, soit dans une province ou un territoire, et chacun tient ses propres dossiers. Ce guide indique quel outil utiliser dans chaque cas, ce qui est gratuit et comment vérifier qu’une société canadienne est réelle.

Où rechercher une société au Canada ?

Que sont les Registres d’entreprises canadiens ?

Les Registres d’entreprises canadiens (REC) sont un service gouvernemental gratuit, fondé sur le Service d’accès aux registres multigouvernementaux et publié par les registres officiels des entreprises de la Colombie-Britannique, de l’Alberta, de la Saskatchewan, du Manitoba, de l’Ontario, du Québec, de la Nouvelle-Écosse et de Corporations Canada. D’autres registres s’ajouteront à mesure qu’ils seront disponibles.

Vous pouvez chercher par :

• Nom : la dénomination sociale ou un nom commercial enregistré
• Numéro d’entreprise (NE) : le numéro à neuf chiffres de l’ARC, lorsque le registre le détient
• Identifiant du registre : par exemple le numéro de société de l’Ontario, le Corporate Access Number de l’Alberta ou le NEQ du Québec

Les résultats indiquent le type d’entreprise, la ville et la province du siège social, la date de création et un lien vers la source officielle du registre. Les REC affichent les sociétés par actions et les sociétés en commandite, et ne couvrent pas les institutions financières comme les banques ou les assureurs. Certains registres mettent les REC à jour chaque jour et d’autres chaque mois : confirmez toujours auprès de la source officielle avant de vous fier à un résultat.

Comment faire une recherche de société fédérale ?

Les sociétés fédérales sont créées en vertu de lois fédérales comme la Loi canadienne sur les sociétés par actions et relèvent de Corporations Canada, qui fait partie d’Innovation, Sciences et Développement économique Canada. Sa recherche de sociétés fédérales les trouve par dénomination sociale, numéro de société ou numéro d’entreprise. Vous pouvez filtrer par province du siège social, statut et loi applicable.

La base de données fédérale est l’une des plus ouvertes au Canada. Corporations Canada publie l’adresse du siège social, les noms et adresses des administrateurs et la loi constitutive. Son barème de frais prévoit :

La propriété effective des sociétés fédérales est publique

Depuis le 22 janvier 2024, chaque société régie par la LCSA doit déposer auprès de Corporations Canada les renseignements sur ses particuliers ayant un contrôle important (PCI). Le public peut voir le nom complet de chaque PCI, les dates auxquelles la personne est devenue et a cessé d’être un PCI, une description de son contrôle et une adresse aux fins de signification (ou son adresse résidentielle si aucune adresse de signification n’est fournie). La recherche se fait par société, et non par nom de personne. Les sociétés déposent ces renseignements avec leur rapport annuel : certains dossiers peuvent donc ne pas encore afficher de données sur les PCI.

Si vous prévoyez de créer une société fédérale, une recherche de nom fédérale est intégrée à la constitution en ligne. Notre service NUANS fédéral couvre les cas où un rapport est encore exigé.

Comment faire une recherche dans chaque registre provincial ?

Pour une société constituée dans une province, c’est le registre d’origine qui détient le dossier complet. Voici où chercher et ce qui est payant.

Chaque territoire tient aussi son propre registre des sociétés. Les frais changent : consultez le barème en vigueur du registre avant de commander. Pour une société ontarienne, notre guide de recherche de société en Ontario donne plus de détails.

Pourquoi une société peut figurer dans plus d’un registre

Une société s’enregistre dans son territoire d’origine. Si elle exerce des activités dans une autre province, elle s’y enregistre habituellement aussi à titre de société extraprovinciale. Ainsi, une société fédérale active en Ontario peut apparaître à la fois dans la base de données fédérale et au RENO. C’est le registre d’origine qui détient le dossier faisant autorité sur son existence et son statut.

Recherche de nom d’entreprise au Canada : marques et noms

Une recherche de nom d’entreprise au Canada peut vouloir dire deux choses : vérifier qu’une société existe, ou vérifier qu’un nom est libre. Les recherches dans les registres répondent à la première question. Pour la seconde, il faut aussi examiner les marques de commerce.

• Base de données sur les marques de commerce canadiennes (OPIC) : recherche gratuite. Elle comprend les marques actives et de nombreuses marques inactives. L’OPIC ne fait pas de recherches pour vous, et les marques non enregistrées protégées par la common law n’y figurent pas.
• Rapports NUANS : comparent un nom proposé aux dénominations sociales, noms commerciaux et marques de commerce existants. Plusieurs provinces, dont l’Ontario, en exigent un pour constituer une société dotée d’une dénomination.
• Outils provinciaux de noms : la Colombie-Britannique, le Québec, la Saskatchewan et le Manitoba ont leurs propres systèmes d’approbation des noms.

Peut-on trouver une société par son numéro d’entreprise ?

En partie. Les Registres d’entreprises canadiens et la base de données fédérale permettent tous deux la recherche par numéro d’entreprise, à condition que le registre détienne le NE. À des fins fiscales, le Registre de la TPS/TVH de l’ARC est gratuit et confirme si une entreprise qui vous facture la TPS/TVH est inscrite. Il vous faut trois éléments : les neuf premiers chiffres de son numéro de TPS/TVH, sa dénomination légale ou son nom commercial, et la date de la transaction. L’ARC l’a conçu pour vous aider à ne demander des crédits de taxe sur les intrants que pour la taxe facturée par des fournisseurs inscrits.

Comment vérifier qu’une société canadienne est légitime ?

1. Trouvez-la dans le bon registre. Commencez par les Registres d’entreprises canadiens, puis ouvrez la source officielle. Une société qui se dit constituée mais n’apparaît nulle part est un signal d’alarme.
2. Vérifiez le statut. Elle doit être active, et non dissoute, annulée ou radiée.
3. Comparez les détails. Comparez la dénomination légale exacte, le numéro du registre et le siège social avec la facture, le contrat ou le site Web.
4. Regardez les administrateurs. Les dossiers fédéraux, ontariens, québécois et néo-écossais indiquent les administrateurs ; comparez-les avec les personnes avec qui vous traitez.
5. Vérifiez le numéro de TPS/TVH sur toute facture à l’aide du Registre de la TPS/TVH de l’ARC.
6. Obtenez une preuve officielle pour toute opération importante : un certificat de statut (ou un certificat de conformité fédéral). Consultez notre guide sur les certificats de statut.

Si vous avez besoin de dossiers de plusieurs administrations, ou de copies certifiées pour une banque, un avocat ou une autorité étrangère, nous pouvons faire une recherche de dossiers d’entreprise pour vous.