Certificat de statut : ce qu’il faut savoir

Un certificat de statut, aussi appelé certificat de bonne situation ou, au fédéral, certificat de conformité, est un document officiel du registre confirmant qu’une société existe et que ses dépôts sont à jour. Les frais gouvernementaux sont modestes, de 5,30 $ en Alberta à 37,40 $ en Nouvelle-Écosse, et la plupart se commandent en ligne en quelques minutes. Voici ce qu’il prouve, qui le demande et comment l’obtenir.

Frais du certificat de statut par juridiction

Vous en avez besoin rapidement ? Nous pouvons commander votre certificat de statut pour n’importe quelle province.

Pourquoi le certificat de statut est important

C’est une preuve indépendante, délivrée par le gouvernement, que votre société existe légalement et n’est pas en défaut. On vous le demandera généralement pour :

• ouvrir un compte bancaire ou demander un prêt, surtout auprès d’une nouvelle banque ou d’un nouveau prêteur ;
• vendre l’entreprise ou ses actions : les avocats de l’acheteur exigent un certificat récent à la clôture ;
• signer des contrats importants, des baux ou répondre à des appels d’offres publics ;
• s’immatriculer dans une autre province, ou faire des affaires à l’étranger, où le certificat peut devoir être notarié ou apostillé ;
• demander des licences, permis ou subventions.

Beaucoup de destinataires veulent un certificat daté de moins de 30 jours ; commandez-le donc peu avant d’en avoir besoin.

Ce que montre un certificat de statut

• La dénomination sociale et le numéro de la société
• La juridiction et la date de constitution
• Son statut : active, en règle ou conforme, ou autre
• La date de délivrance du certificat

Il n’indique ni les actionnaires ni les données financières. Pour connaître les administrateurs, les adresses et l’historique des dépôts, commandez plutôt un profil de société. Voir notre guide sur les recherches dans les registres d’entreprises.

Comment obtenir un certificat de statut

Étape 1 : vérifier que la société est en règle

Si des rapports annuels ou d’autres dépôts sont en retard, le registre ne délivrera pas de certificat sans réserve. Déposez d’abord ce qui manque, ou confiez-nous le dépôt de vos rapports annuels en retard. Voir notre guide sur le dépôt du rapport annuel.

Étape 2 : commander auprès du bon registre

Commandez auprès du registre où la société a été constituée : le Registre des entreprises de l’Ontario pour une société ontarienne, le Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada pour une société fédérale, BC Registries pour une société de la C.-B., etc. En Alberta, passez par un agent d’enregistrement.

Étape 3 : payer et télécharger

La plupart des registres délivrent le certificat électroniquement dès le paiement. Les demandes par la poste prennent plus de temps : jusqu’à 10 jours au fédéral.

Étape 4 : faire notarier ou apostiller s’il part à l’étranger

Les banques et autorités étrangères exigent souvent un certificat authentifié. Depuis l’adhésion du Canada à la Convention Apostille en 2024, cela signifie généralement une apostille de la province émettrice ou d’Affaires mondiales Canada.

Problèmes courants

• Le certificat indique « pas en règle » : presque toujours des rapports annuels en retard. Déposez-les et commandez à nouveau.
• Mauvais document : les sociétés fédérales obtiennent un certificat de conformité, pas un « certificat de statut ». La plupart des destinataires acceptent l’un ou l’autre.
• Trop ancien : les acheteurs et les banques refusent souvent les certificats de plus de 30 jours.