Comment rechercher une société en Ontario (options gratuites et payantes)

Une recherche de société en Ontario commence dans le Registre des entreprises de l’Ontario (RENO), où tout le monde peut chercher gratuitement par dénomination ou par numéro de société. Pour plus de détails, un profil de société coûte 8 $ et présente le dossier public, y compris les administrateurs et les dirigeants principaux. Un certificat de statut coûte 26 $. Les actionnaires ne figurent pas au registre public.

Ce guide explique ce que donne la recherche gratuite, quand payer pour un rapport, comment savoir qui dirige (et qui possède) une société ontarienne, et où chercher lorsque l’entreprise n’est pas du tout une société ontarienne.

Comment rechercher une société en Ontario ?

1. Ouvrez la recherche du RENO sur ontario.ca. Aucun compte ni clé d’entreprise n’est nécessaire pour chercher.
2. Saisissez la dénomination ou le numéro de société de l’Ontario. Si une recherche par nom donne trop de résultats, essayez le numéro ou ajoutez l’élément juridique (Inc., Ltd., Corp.).
3. Vérifiez le résultat de base : la dénomination, le numéro, le type et le statut de l’entité.
4. Commandez un produit de recherche s’il vous en faut plus : un profil de société pour le dossier public complet, un certificat de statut comme preuve officielle, ou des copies de documents déposés.
5. Si rien n’apparaît, l’entreprise est peut-être fédérale ou d’une autre province. Voir la section sur les sociétés fédérales ci-dessous.

Qu’est-ce qui est gratuit ou payant dans une recherche d’entreprise en Ontario ?

Selon la province, tout le monde peut faire une recherche gratuite au RENO pour obtenir des renseignements de base sur une entreprise ou une organisation sans but lucratif. Tout ce qui va au-delà est un produit de recherche payant. Voici les frais du ministère :

Les fournisseurs de services autorisés et les intermédiaires peuvent commander les mêmes produits pour vous, mais ils peuvent ajouter leurs propres frais de service. Si vous avez besoin de plusieurs documents ou ne savez pas lesquels comptent, une recherche de dossiers d’entreprise faite par nous les rassemble.

De quel produit avez-vous besoin ?

• Vérifier qu’un fournisseur ou un client existe : la recherche gratuite suffit généralement.
• Vérification diligente avant une transaction ou un prêt : un profil de société, plus des copies des documents clés comme les statuts et les modifications.
• Preuve pour une banque, un locateur ou un organisme étranger : un certificat de statut. Notre guide du certificat de statut de l’Ontario l’explique, ou vous pouvez en commander un par notre intermédiaire.
• Démontrer qu’aucune entité ontarienne ne porte un nom ou un numéro donné : un certificat d’absence de correspondance.

Comment savoir à qui appartient une société en Ontario ?

C’est la question la plus fréquente, et la réponse comporte deux volets : l’identité de ceux qui dirigent la société est publique, mais celle de ceux qui la possèdent ne l’est généralement pas.

Les administrateurs et dirigeants sont publics

Chaque société ontarienne dépose un rapport initial dans les 60 jours suivant sa constitution et un avis de modification dans les 15 jours suivant tout changement. Selon le Règl. de l’Ont. 400/21, le rapport initial indique les noms et adresses aux fins de signification des administrateurs, la date d’entrée en fonction de chacun, s’il est résident canadien, les noms et adresses des cinq dirigeants les plus haut placés, et l’adresse du siège social ou du bureau principal. En vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, quiconque paie les frais peut consulter ces rapports et en obtenir des copies. En pratique, le profil de société est le moyen le plus rapide de les voir.

Gardez en tête que le dossier n’est à jour que dans la mesure où la société a fait ses dépôts. Si un administrateur est parti sans qu’un avis de modification soit déposé, le profil l’indiquera encore.

Les actionnaires ne figurent pas au registre public

Les rapports déposés par les sociétés ontariennes n’indiquent pas les actionnaires : une recherche au RENO ne vous dira donc pas à qui appartient une société ontarienne fermée. Les renseignements sur les actionnaires se trouvent dans le registre des valeurs mobilières de la société, tenu à son siège social. En vertu de la LSAO, les actionnaires, les véritables propriétaires et les créanciers (et leurs mandataires) peuvent consulter ces registres. Le grand public ne le peut que si la société est une société faisant appel public à l’épargne, c’est-à-dire une société qui a émis des valeurs mobilières dans le public.

Le registre des particuliers ayant un contrôle important n’est pas public non plus

Depuis le 1er janvier 2023, les sociétés ontariennes fermées doivent tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important (PCI). Il consigne le nom, la date de naissance, l’adresse, la résidence fiscale de chaque personne et la façon dont elle contrôle la société. Ce registre est tenu par la société, il n’est pas déposé au RENO, et il est exclu des registres que les actionnaires et les créanciers peuvent consulter. Selon l’article 140.3 de la LSAO, seuls la police, les autorités fiscales et certains organismes de réglementation peuvent exiger que la société le communique.

Donc, si vous devez savoir qui se cache derrière une société ontarienne, les voies pratiques sont : consulter les administrateurs et dirigeants dans le profil de société, le demander directement à la société, ou, si vous êtes actionnaire ou créancier, demander à consulter le registre des valeurs mobilières.

Recherche de nom commercial ou recherche de société en Ontario

Un nom commercial n’est pas une société. Les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif qui exercent sous un nom autre que celui du propriétaire doivent l’enregistrer en vertu de la Loi sur les noms commerciaux de l’Ontario, et une société qui exerce sous un nom autre que sa dénomination légale doit aussi enregistrer ce nom. L’enregistrement d’un nom commercial coûte 60 $ et est valide cinq ans.

Les enregistrements de noms commerciaux figurent aussi au RENO : une recherche de nom commercial en Ontario utilise donc le même outil gratuit. La distinction compte pour ce que vous apprenez : un nom commercial enregistré vous dit qui l’a enregistré, mais ce n’est pas une entité juridique distincte. Si « Maple Bakery » est un nom enregistré par 1234567 Ontario Inc., l’entreprise avec laquelle vous traitez est la société à numéro.

Recherche au RENO ou NUANS : quelle différence ?

On confond souvent la recherche d’une société avec la recherche de nom pour une nouvelle société. Elles répondent à des questions différentes.

Une recherche gratuite au RENO est une bonne première vérification lorsque vous choisissez un nom, mais elle ne suffit pas pour constituer une société. L’Ontario exige un rapport NUANS pondéré pour l’Ontario, daté d’au plus 90 jours avant le dépôt, et n’accepte pas de rapport pondéré au fédéral. Vous pouvez commander un rapport NUANS pour l’Ontario auprès de nous. Notre guide NUANS de l’Ontario donne les détails.

Et si la société est fédérale ou d’une autre province ?

Les entreprises actives en Ontario ne sont pas toutes des sociétés ontariennes. Deux cas courants :

• Les sociétés fédérales sont constituées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et relèvent de Corporations Canada. Recherchez-les dans la base de données fédérale des sociétés par dénomination, numéro de société ou numéro d’entreprise. Le profil d’une société fédérale et les copies non certifiées de documents sont gratuits en ligne, et le profil indique les administrateurs. Depuis le 22 janvier 2024, les sociétés fédérales déposent aussi les renseignements sur les PCI, et le nom, la description du contrôle et une adresse de chaque PCI sont publics.
• Les sociétés d’autres provinces relèvent du registre de leur province d’origine. Si elles exercent des activités en Ontario, elles peuvent aussi figurer au RENO à titre de sociétés extraprovinciales.

Pour une recherche unique dans plusieurs registres, les Registres d’entreprises canadiens, un service gouvernemental gratuit, couvrent la Colombie-Britannique, l’Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba, l’Ontario, le Québec, la Nouvelle-Écosse et Corporations Canada. Notre guide de recherche dans les registres d’entreprises du Canada explique chaque option.

Conseils pour une meilleure recherche de société en Ontario

• Utilisez le numéro de société quand vous l’avez. Contrairement aux noms, il est unique.
• Vérifiez le statut avant de signer quoi que ce soit. Une société dissoute ne peut pas conclure de contrats en son propre nom.
• Regardez les dates de dépôt. Une société qui n’a rien déposé récemment peut avoir des renseignements périmés sur ses administrateurs.
• Commandez les documents, pas seulement le résumé, pour toute opération importante comme un achat ou un prêt.
• Lisez notre aperçu des recherches de dossiers d’entreprises existantes si vous avez besoin de dossiers de plusieurs administrations.