Recherche de dossiers d’entreprise : commander des documents officiels au Canada

Une recherche de dossiers d’entreprise vous procure des documents officiels d’un registre canadien des sociétés, pas un simple résultat à l’écran. Les produits habituels sont le rapport de profil, les copies de documents déposés, les copies certifiées et le certificat de statut. Prêteurs, acheteurs et tribunaux les exigent : ils prouvent la situation juridique d’une société à une date précise.

Qu’est-ce qu’une recherche de dossiers d’entreprise ?

Une consultation gratuite vous indique qu’une société existe. Une recherche de dossiers d’entreprise va plus loin : elle obtient le dossier officiel d’une société auprès du registre et les documents qu’elle a déposés, sous une forme que vous pouvez verser à un dossier de prêt, à un cahier de clôture ou à un dossier judiciaire. Chaque société par actions au Canada est constituée sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions fédérale ou d’une loi provinciale ou territoriale, et le registre de ce ressort conserve son dossier officiel.

Si vous voulez seulement confirmer qu’une société est enregistrée, commencez par une consultation gratuite. Nos guides sur la recherche dans les registres d’entreprises canadiens et la recherche de sociétés en Ontario expliquent les outils gratuits. Ce guide traite de ce qu’il faut commander quand une recherche rapide ne suffit pas.

Quels documents officiels pouvez-vous commander ?

Combien coûtent les documents officiels d’une société ?

Il s’agit uniquement de frais gouvernementaux. Les intermédiaires et fournisseurs de services ajoutent leurs propres frais. Vous pouvez commander une recherche de dossiers d’entreprise chez nous et recevoir les rapports officiels sans ouvrir de compte dans chaque registre.

Quand faut-il des documents officiels plutôt qu’une recherche gratuite ?

Prêteurs et banques

Les banques et les prêteurs n’ouvrent des comptes et n’accordent du crédit qu’à une entité juridique correctement identifiée. Ils veulent généralement un rapport de profil ou un certificat de statut récent, et souvent les statuts, pour confirmer la dénomination légale exacte, les administrateurs autorisés à signer et le fait que la société n’a pas été dissoute.

Acheter une entreprise ou ses actions

La vérification diligente d’une acquisition commence par le dossier public. L’avocat de l’acheteur commande le profil, les statuts et chaque modification pour vérifier les catégories d’actions, les restrictions au transfert des actions, les changements de dénomination et fusions antérieurs, et si les rapports annuels sont à jour. Une lacune dans les dépôts devient un point de négociation, ou une condition de clôture.

Litiges et recouvrement

Pour poursuivre une société ou exécuter un jugement, il vous faut sa dénomination légale exacte et l’adresse de son siège social aux fins de signification. Un rapport de profil fournit les deux. Les tribunaux et l’avocat de la partie adverse peuvent aussi exiger des copies certifiées des statuts ou des avis de modification pour prouver qui étaient les administrateurs à une date donnée.

Dépôts transfrontaliers et gouvernementaux

Les registres étrangers, les ambassades et certains organismes canadiens demandent des copies certifiées ou un certificat de statut, parfois authentifiés pour usage à l’étranger. Commandez-les tôt : au fédéral, les copies certifiées par la poste peuvent prendre environ 10 jours.

Que contient un rapport de profil de société ?

• La dénomination légale et les anciennes dénominations, avec la date de chaque changement.
• Le numéro de société et, s’il est disponible, le numéro d’entreprise.
• Le ressort et la loi constitutive, ainsi que la date de constitution, de fusion ou de prorogation.
• Le statut : active, dissoute, inactive, fusionnée, etc.
• L’adresse du siège social, l’adresse aux fins de signification.
• Les administrateurs, et dans certains registres les dirigeants, avec les adresses au dossier.
• L’historique des dépôts : rapports annuels, avis de modification et modifications des statuts.

Un profil n’est pas un certificat. Le profil décrit la société. Le certificat est une courte attestation officielle de son existence et de sa situation. Pour une société ontarienne, vous pouvez commander un certificat de statut séparément.

Les dossiers d’une société indiquent-ils à qui elle appartient ?

En partie seulement. Dans la plupart des registres, le dossier public d’une société fermée indique les administrateurs, mais pas les actionnaires. Depuis le 22 janvier 2024, les sociétés fédérales (LCSA) doivent déposer auprès de Corporations Canada des renseignements sur leurs particuliers ayant un contrôle important, et une partie de ces renseignements est rendue publique. Le registre des entreprises du Québec peut indiquer le nom des bénéficiaires ultimes. Pour le registre des valeurs mobilières ou une convention d’actionnaires, il vous faut la collaboration de la société, généralement au moyen d’une salle de données lors d’une transaction, ou une ordonnance judiciaire.

Comment commander une recherche de dossiers de société ?

1. Identifiez précisément la société. Obtenez la dénomination légale exacte et, idéalement, le numéro de société et le ressort. Un nom commercial affiché sur un site Web n’est pas forcément la dénomination légale.
2. Choisissez le bon registre. Commandez auprès du ressort où la société a été constituée. Une société enregistrée comme société extraprovinciale en Ontario a aussi un dossier ontarien, mais ses statuts et son historique complet se trouvent dans son registre d’origine.
3. Choisissez les produits. Un rapport de profil pour un instantané ; des copies de documents pour l’historique ; des copies certifiées ou un certificat lorsqu’un tiers s’y fiera.
4. Vérifiez les dates. Les banques, avocats et autorités étrangères veulent souvent des documents récents : demandez quel délai ils acceptent et commandez peu avant de les utiliser.
5. Lisez les résultats. Comparez les dénominations, numéros et administrateurs avec votre contrat ou votre dossier KYC. Des rapports annuels manquants, un changement récent d’administrateurs ou un statut dissous sont des signaux d’alarme à soulever avant d’aller plus loin.

Problèmes courants lors d’une recherche de dossiers de société

• Mauvais ressort. Une société fédérale qui exerce ses activités en Ontario figure dans les deux registres, mais ses statuts sont fédéraux.
• Renseignements périmés. Le dossier n’est à jour que jusqu’au dernier dépôt de la société. Un administrateur démissionnaire peut encore figurer si aucun avis de modification n’a été déposé.
• Dépôts anciens. Les documents déposés avant qu’un registre passe en ligne ne sont pas toujours téléchargeables et peuvent être plus longs à obtenir.
• Confusion avec une recherche de nom. Une recherche de dossiers extrait le dossier d’une société existante. Si vous choisissez un nom pour une nouvelle société, il vous faut une recherche de nom, comme un rapport NUANS de l’Ontario.

Commander soi-même ou recourir à un service ?

Pour une seule société fédérale ou ontarienne, commander directement est simple. Un service fait gagner du temps si vous avez besoin de documents de plusieurs provinces, de copies certifiées pour une clôture, ou si vous voulez que quelqu’un examine l’historique des dépôts et signale les lacunes. OpenCompany obtient les rapports de profil, copies de documents, copies certifiées et certificats auprès des registres fédéral et provinciaux. Consultez nos tarifs pour les services de registre.