Rapport annuel d’une société ontarienne : échéance, dépôt et pénalités

Toute société ontarienne doit déposer un rapport annuel par le Registre des entreprises de l’Ontario (RENO) chaque année, dans les six mois suivant la fin de son exercice, soit le même délai que pour sa déclaration de revenus des sociétés T2. Le dépôt est gratuit (0 $) et les dépôts en ligne sont traités immédiatement. La province peut dissoudre les sociétés qui cessent de déposer. Ce guide explique qui doit déposer le rapport annuel de l’Ontario, l’échéance exacte, comment le déposer avec votre clé d’entreprise et ce qui se passe si vous l’omettez.

Le rapport annuel de l’Ontario en un coup d’œil

Qu’est-ce que le rapport annuel de l’Ontario ?

Le rapport annuel de l’Ontario, parfois appelé déclaration annuelle de renseignements, est un court dépôt annuel prévu par la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales. Il confirme l’année visée, la dénomination de la société et son numéro de société de l’Ontario, et indique si quelque chose a changé depuis le dernier rapport ou avis déposé. Si un élément a changé, par exemple les administrateurs, les dirigeants ou l’adresse du siège social, le rapport l’inscrit.

Ce n’est pas une déclaration de revenus. Il ne déclare aucun revenu et ne comporte aucuns frais. Son rôle est de tenir à jour le dossier public de la société, celui sur lequel s’appuient les banques, les acheteurs et les avocats lorsqu’ils commandent un profil de société ou un certificat de statut.

Qui doit déposer un rapport annuel en Ontario ?

Selon le Règl. de l’Ont. 400/21, toutes les personnes morales sont dispensées du rapport annuel, sauf les catégories suivantes :

• les sociétés régies par la Loi sur les sociétés par actions de l’Ontario (LSAO), la société ontarienne à but lucratif habituelle ;
• les organisations régies par la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif ;
• les personnes morales encore régies par l’ancienne Loi sur les personnes morales ;
• les personnes morales étrangères (de l’extérieur du Canada) titulaires d’un permis extraprovincial en vertu de la Loi sur les personnes morales extraprovinciales.

Une société n’a pas non plus à déposer pour une année où elle n’est pas tenue de produire une T2. Cette dispense est étroite : en pratique, toute société ontarienne active devrait prévoir de déposer chaque année, même sans revenu ou s’il s’agit d’une société de portefeuille inactive.

Sociétés fédérales et d’autres provinces

Les sociétés fédérales (LCSA) et les sociétés d’autres provinces enregistrées en Ontario comme sociétés extraprovinciales ne déposent pas de rapport annuel en Ontario. Elles déposent un rapport initial gratuit lorsqu’elles commencent à exercer des activités dans la province, puis des avis de modification lorsque leurs renseignements en Ontario changent. Une société fédérale dépose plutôt son rapport annuel auprès de Corporations Canada. Voir notre guide sur l’enregistrement extraprovincial en Ontario.

Échéance du rapport annuel en Ontario

L’échéance est fixée par l’article 3 du Règl. de l’Ont. 400/21 : une société qui produit une déclaration T2 doit remettre son rapport annuel dans le délai prévu pour la remise de sa déclaration de revenus pour sa dernière année d’imposition terminée. La T2 est due dans les six mois suivant la fin de l’année d’imposition ; le rapport annuel de l’Ontario est donc dû dans les six mois suivant la fin de votre exercice. La page du Registre des entreprises de l’Ontario énonce la même règle.

Les sociétés qui produisent une déclaration de renseignements d’organisme de bienfaisance au lieu d’une T2 suivent l’échéance de cette déclaration. Si la société produit plus d’une déclaration fiscale ou de renseignements dans l’année, le rapport annuel est dû avec la première.

Pourquoi certaines sources parlent de « 60 jours après l’anniversaire »

C’est la règle fédérale : une société régie par la LCSA dépose son rapport annuel auprès de Corporations Canada dans les 60 jours suivant la date anniversaire de sa constitution. Elle ne s’applique pas aux sociétés ontariennes. Le rapport annuel de l’Ontario suit la fin de votre exercice, et non la date de constitution.

Comment déposer votre rapport annuel en Ontario

Depuis le 19 octobre 2021, les rapports annuels de l’Ontario se déposent directement auprès du Registre des entreprises de l’Ontario. L’ARC ne les accepte plus avec la T2 : produire votre déclaration de revenus ne règle donc pas le rapport annuel.

Étape 1 : obtenir votre clé d’entreprise

Chaque entité du RENO utilise une clé d’entreprise, un code à 9 chiffres, pour effectuer ses dépôts. Si vous n’en avez pas, vous pouvez la demander gratuitement au ministère. Conservez-la avec votre livre des procès-verbaux : quiconque dépose pour la société en aura besoin.

Étape 2 : vous connecter au RENO

Pour déposer vous-même, il vous faut un compte de connexion Ontario.ca et un compte d’entreprise de l’Ontario lié à votre profil au RENO. Sinon, un intermédiaire ou un fournisseur de services autorisé peut déposer pour vous avec votre clé d’entreprise.

Étape 3 : vérifier les renseignements de la société

Vérifiez l’adresse du siège social, les administrateurs et les dirigeants inscrits. Si un élément a changé pendant l’année, déposez un avis de modification. L’Ontario s’attend à ce que les changements soient déclarés dans les 15 jours : ne les gardez donc pas tous pour le rapport annuel.

Étape 4 : soumettre

Confirmez les renseignements et soumettez. Il n’y a aucuns frais, et un dépôt en ligne prend effet immédiatement. Les dépôts papier par la poste sont aussi gratuits, mais leur traitement prend environ 15 jours ouvrables. Téléchargez la confirmation pour vos dossiers.

Vous préférez ne pas vous occuper du RENO ? Nous pouvons déposer votre rapport annuel de l’Ontario pour vous, y compris les années en retard.

Que se passe-t-il si vous ne déposez pas ?

L’Ontario n’impose pas de frais de retard pour les rapports annuels, mais la conséquence d’un défaut de dépôt est plus grave. En vertu du paragraphe 241 (3) de la Loi sur les sociétés par actions, si une société ne se conforme pas à une exigence de dépôt de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, le directeur peut l’aviser qu’un ordre de dissolution sera rendu à moins qu’elle ne se conforme dans les 90 jours. L’avis peut être envoyé à la société ou publié : il peut donc vous échapper si vos adresses ne sont pas à jour.

• Dissolution : si le défaut n’est pas corrigé, le directeur peut annuler le certificat de constitution, et la société est dissoute à la date indiquée dans l’ordre (par. 241 (4)).
• Perte de biens : les biens qu’une société dissoute possède encore sont confisqués au profit de la Couronne (art. 244).
• La reconstitution coûte cher : faire revivre une société dissoute exige un dépôt de reconstitution, qui coûte 330 $, plus les rapports en retard.
• Problèmes de vérification diligente : les prêteurs, les locateurs et les acheteurs consultent le dossier public et demandent un certificat de statut. Des rapports manquants soulèvent des questions dont vous vous passeriez à la clôture.

La solution est simple et gratuite : déposez les rapports annuels en souffrance dès que vous vous en apercevez.

Rapport annuel de l’Ontario, rapport annuel fédéral et T2

Une société ontarienne dépose deux de ces documents chaque année : le rapport annuel de l’Ontario et la T2. Une société fédérale qui exerce en Ontario dépose le rapport annuel fédéral et la T2, plus des avis de modification en Ontario lorsque ses renseignements ontariens changent. Pour les règles des autres provinces, consultez notre guide du rapport annuel pour les entreprises canadiennes.