Registre des entreprises de l’Ontario (RENO) : utilisation, clé d’entreprise, dépôts et recherches

Le Registre des entreprises de l’Ontario (RENO) est le système en ligne de la province pour enregistrer, tenir à jour et rechercher les entreprises et les organisations sans but lucratif ontariennes. Il a été lancé le 19 octobre 2021. La recherche est gratuite ; un profil de société coûte 8 $ et un certificat de statut, 26 $. Pour effectuer des dépôts pour votre propre entité, il vous faut une clé d’entreprise gratuite à 9 chiffres.

Ce guide explique qui utilise le Registre des entreprises de l’Ontario, comment s’y connecter, comment obtenir une clé d’entreprise, quels dépôts vous pouvez faire, ce que coûtent les recherches et comment régler les problèmes les plus courants.

Qu’est-ce que le Registre des entreprises de l’Ontario ?

Le RENO a remplacé les anciens systèmes de registre de l’Ontario le 19 octobre 2021. Les renseignements des entreprises enregistrées avant cette date ont été transférés dans le nouveau système : les sociétés plus anciennes figurent donc aussi au RENO. Selon la province, le RENO offre plus de 90 transactions en ligne.

Le registre couvre les principaux types d’entités ontariennes :

• Les sociétés par actions régies par la Loi sur les sociétés par actions (LSAO)
• Les organisations sans but lucratif régies par la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif
• Les sociétés extraprovinciales qui déposent des rapports en Ontario
• Les entreprises individuelles, les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite qui enregistrent un nom commercial

Le RENO est administré par le gouvernement de l’Ontario. Il est distinct de l’Agence du revenu du Canada, qui gère votre numéro d’entreprise et vos comptes fiscaux, et de Corporations Canada, qui tient les dossiers des sociétés fédérales.

Qui utilise le RENO ?

Comment se connecter au Registre des entreprises de l’Ontario ?

La connexion au Registre des entreprises de l’Ontario passe par la Connexion Ontario.ca, l’outil d’authentification de la province pour ses services en ligne, combinée à un compte d’entreprise de l’Ontario. Ce compte regroupe plusieurs services gouvernementaux, dont le RENO. Les pages actuelles de la province sur le RENO ne mentionnent que la Connexion Ontario.ca ; elles ne parlent ni de ONe-key ni de GCKey.

Pour configurer votre profil au RENO la première fois :

1. Obtenez votre clé d’entreprise. Demandez-la gratuitement au ministère (voir la section suivante).
2. Connectez-vous à la Connexion Ontario.ca ou créez un compte.
3. Créez votre compte d’entreprise de l’Ontario.
4. Associez votre entreprise. Recherchez votre entité et saisissez la clé d’entreprise lorsqu’elle vous est demandée.

Une fois l’association faite, votre entreprise apparaît dans votre compte d’entreprise de l’Ontario. Par la suite, vous accédez au RENO en vous connectant avec votre Connexion Ontario.ca. Vous pouvez faire des recherches dans le registre sans vous connecter du tout.

Qu’est-ce qu’une clé d’entreprise de l’Ontario ?

Une clé d’entreprise de l’Ontario (souvent appelée clé de société) est un code à 9 chiffres propre à votre entreprise. Elle fonctionne comme un NIP : elle prouve que vous êtes autorisé à faire des dépôts pour cette entité. Chaque entité du RENO en utilise une, qu’il s’agisse d’une société, d’une organisation sans but lucratif, d’une société en nom collectif ou d’une entreprise individuelle. Le ministère recommande de la garder privée et confidentielle.

Il vous faut la clé d’entreprise pour associer votre entreprise à votre compte d’entreprise de l’Ontario et pour permettre à un intermédiaire de déposer pour vous. Toute personne qui possède votre clé peut effectuer des dépôts pour votre entreprise : ne la communiquez qu’à une personne de confiance.

Comment obtenir une clé d’entreprise en Ontario ?

La clé d’entreprise est gratuite lorsque vous la demandez directement au ministère au moyen du service « obtenir une clé d’entreprise » du RENO. Son mode de transmission dépend des renseignements que le registre possède :

Si vous pensez que votre clé a été perdue, volée ou utilisée à mauvais escient, les conditions du RENO exigent d’en aviser le ministère dès que vous le savez et de demander une nouvelle clé. Tenir votre adresse courriel officielle à jour est le moyen le plus simple d’éviter d’attendre une clé par la poste.

Quels dépôts pouvez-vous faire au RENO ?

La plupart des dépôts courants des sociétés en Ontario passent par le RENO. Voici les principaux pour une société régie par la LSAO, avec les frais gouvernementaux pour un dépôt en ligne.

Les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif utilisent aussi le RENO pour enregistrer, renouveler, modifier ou annuler un nom commercial. L’enregistrement d’un nom commercial coûte 60 $ et est valide cinq ans.

Le rapport annuel

Chaque société ontarienne doit déposer un rapport annuel par le RENO chaque année, dans les 6 mois suivant la fin de son exercice. C’est le même délai que pour la déclaration de revenus des sociétés T2, mais le rapport annuel est déposé au RENO, et non à l’ARC. Il est gratuit. Une société qui omet à répétition ses dépôts obligatoires s’expose à être dissoute par le directeur. Consultez notre guide du rapport annuel de l’Ontario pour les détails, ou confiez-nous le dépôt de votre rapport annuel.

Avis de modification

Lorsqu’un administrateur arrive ou part, qu’un dirigeant change ou que le siège social déménage, la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales exige un avis de modification dans les 15 jours. Le dépôt est gratuit. Si vous préférez ne pas vous en occuper, nous pouvons déposer un avis de modification pour vous.

Quelles recherches et quels documents pouvez-vous obtenir du RENO ?

Tout le monde peut faire une recherche gratuite au RENO pour obtenir des renseignements de base sur une entreprise ou une organisation sans but lucratif. La plupart des renseignements déposés, comme l’adresse du siège social, font partie du dossier public. Les coordonnées du déposant et l’adresse courriel officielle n’en font pas partie.

Pour plus de détails ou pour un document officiel, vous commandez un produit de recherche. Les frais ci-dessous s’appliquent aux produits commandés directement auprès du ministère.

Par la poste, chaque produit coûte le même prix, mais prend environ 5 jours ouvrables. Si vous êtes connecté et que votre entreprise est associée, vous pouvez commander des produits pour votre propre entité au moyen de « Demander des produits de recherche » sur son profil.

Le profil de société est le moyen habituel de voir ce qui figure au dossier public d’une société. Les rapports initiaux et les avis de modification indiquent les noms et adresses aux fins de signification des administrateurs et des cinq dirigeants les plus haut placés, ainsi que l’adresse du siège social. Le certificat de statut confirme que la société existe et est active ; les banques, les acheteurs et les organismes étrangers en demandent souvent un. Notre guide du certificat de statut de l’Ontario explique quand vous en avez besoin, et vous pouvez commander un certificat de statut par notre intermédiaire.

Recourir à un intermédiaire ou à un fournisseur de services

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser le RENO vous-même. Des intermédiaires comme des avocats, des comptables et des services de dépôt peuvent déposer pour vous, à condition que vous leur donniez votre clé d’entreprise. Ils revendiquent un pouvoir délégué dans le système, et le portail des partenaires du RENO leur permet de gérer les dépôts de nombreux clients à la fois.

La province publie aussi la liste des fournisseurs de services autorisés qui vendent des produits de recherche. Le ministère n’en recommande aucun, et les intermédiaires et fournisseurs de services peuvent exiger leurs propres frais en plus des frais gouvernementaux.

Problèmes courants au RENO et solutions

• La clé d’entreprise est envoyée à une ancienne adresse. Si aucun courriel n’est au dossier, la clé est postée à l’adresse que possède le registre. Si vous avez déménagé, utilisez l’option de vérification en ligne, puis déposez un avis de modification pour mettre le dossier à jour.
• Vous ne trouvez pas votre entreprise dans la recherche. Essayez le numéro de société de l’Ontario plutôt que la dénomination, et vérifiez l’orthographe et les éléments juridiques comme Inc. ou Ltd. Les sociétés fédérales relèvent de Corporations Canada, et non du RENO, même si elles peuvent aussi faire des dépôts en Ontario.
• Un ancien comptable a toujours votre clé. Toute personne qui a la clé peut déposer pour vous. Demandez une nouvelle clé au ministère si vous n’avez plus confiance en la personne qui la détient.
• Vous confondez le rapport annuel et la T2. Produire votre déclaration de revenus auprès de l’ARC ne dépose pas votre rapport annuel de l’Ontario. Les deux sont dus dans les six mois suivant la fin de l’exercice, mais ce sont des dépôts distincts.
• Une dénomination a été refusée ou est déjà prise. Une société LSAO dotée d’une dénomination a besoin d’un rapport NUANS pondéré pour l’Ontario. Vous pouvez commander un rapport NUANS pour l’Ontario avant de déposer.

Si vous n’êtes pas encore constitué, vous pouvez constituer votre société en Ontario avec nous ; nous nous occupons du dépôt au RENO et vous transmettons ensuite les renseignements sur la clé d’entreprise.