Certificat de statut de l’Ontario (bonne situation) : comment l’obtenir

Le certificat de statut de l’Ontario est le document officiel que délivre le Registre des entreprises de l’Ontario (RENO) pour confirmer qu’une société existe au registre provincial. C’est ce que les banques, les avocats et les autorités étrangères veulent dire lorsqu’ils demandent un certificat de bonne situation, un certificat d’existence ou un certificat de statut de la société en Ontario. Les frais gouvernementaux sont de 26 $, et une commande en ligne est délivrée immédiatement. Ce guide explique ce qu’il montre, comment le commander, en quoi il diffère d’un profil de société et comment le faire apostiller pour l’étranger.

Le certificat de statut de l’Ontario en un coup d’œil

Ce que montre un certificat de statut de l’Ontario

Le certificat est une courte déclaration signée du registre au sujet d’une société, à une date donnée. Il identifie la société par sa dénomination légale et son numéro de société de l’Ontario, indique sa date de constitution ou de fusion et confirme son statut actuel au registre, par exemple qu’elle est active et n’a été ni dissoute ni annulée. La date de délivrance compte : le certificat ne porte que sur le statut de la société ce jour-là.

Il n’indique ni les administrateurs, ni les dirigeants, ni les actionnaires, ni les données financières. Pour ces renseignements, il vous faut plutôt un profil de société ou des copies de documents.

Certificat de statut ou profil de société

Des copies des statuts, modifications et avis déposés sont aussi offertes à 3 $ chacune.

Comment vérifier le statut juridique d’une société en Ontario

Si vous voulez simplement vérifier qu’une société ontarienne existe, vous n’avez rien à payer au départ. Tout le monde peut faire une recherche gratuite dans le Registre des entreprises de l’Ontario pour obtenir les renseignements de base sur une société. Cela suffit pour confirmer une dénomination, un numéro de société et un statut avant de signer un contrat ou de verser un acompte.

Lorsqu’il vous faut un document à remettre à un tiers, commandez le produit officiel : un profil de société pour le détail, ou un certificat de statut comme preuve officielle. Pour les sociétés enregistrées ailleurs au Canada, consultez notre guide sur les recherches dans les registres d’entreprises.

Comment obtenir un certificat de bonne situation en Ontario

Étape 1 : vérifier que les dépôts de la société sont à jour

Le certificat reflète ce qui figure au registre. Si des rapports annuels sont en retard, déposez vos rapports annuels d’abord. Le rapport annuel de l’Ontario est gratuit et dû dans les six mois suivant la fin de l’exercice ; notre guide du rapport annuel de l’Ontario explique comment le déposer. Une société dissoute pour défaut de dépôt doit être reconstituée avant de pouvoir apparaître comme active.

Étape 2 : commander par le Registre des entreprises de l’Ontario

Si vous avez un compte d’entreprise de l’Ontario lié au profil de votre société au RENO, connectez-vous avec votre compte de connexion Ontario.ca et choisissez Demander des produits de recherche dans le profil de votre entité. Vous pouvez aussi commander directement auprès du ministère, par un intermédiaire ou par un fournisseur de services autorisé. Les frais gouvernementaux s’appliquent dans tous les cas ; les fournisseurs de services peuvent ajouter leurs propres frais.

Étape 3 : payer et télécharger

Payez les 26 $. Les commandes en ligne sont délivrées immédiatement sous forme de certificat électronique. Les commandes par la poste prennent environ 5 jours ouvrables.

Étape 4 : le faire authentifier s’il part à l’étranger

Les banques, tribunaux et registres étrangers n’acceptent généralement pas un certificat canadien sans apostille ou authentification. Voir la section suivante.

Pressé par le temps ? Nous pouvons commander votre certificat de statut de l’Ontario pour vous, avec apostille au besoin.

Apostille et authentification pour l’étranger

Le Canada a adhéré à la Convention Apostille de La Haye avec effet le 11 janvier 2024. Depuis, les documents ontariens destinés à un pays partie à la Convention reçoivent une apostille, un certificat unique que le pays étranger accepte sans autre formalité. Les documents destinés à des pays non parties reçoivent toujours un certificat d’authentification, et l’ambassade ou le consulat du pays de destination peut exiger une légalisation supplémentaire.

En Ontario, les apostilles sont délivrées par les Services des documents officiels (SDO), qui relèvent du ministère des Services au public et aux entreprises. Les SDO authentifient les documents publics délivrés par l’Ontario, y compris ceux du registre des entreprises ; ils traitent donc les certificats de statut délivrés par le RENO.

• Frais : 32 $ par document pour les documents du gouvernement de l’Ontario
• Comment présenter la demande : en ligne par le portail d’authentification des documents, par la poste ou en personne à Toronto, Ottawa, Sault Ste. Marie, Windsor ou Thunder Bay (sur rendez-vous)
• Délais : les demandes par la poste prennent généralement jusqu’à 15 jours ouvrables ; les demandes complètes en personne sont habituellement traitées en environ 30 minutes
• Avant de présenter la demande : confirmez auprès de l’ambassade ou du consulat du pays destinataire ce qu’il exige exactement, car les SDO ne peuvent pas vous conseiller à ce sujet

Les SDO vérifient la signature et le sceau du document, et non son contenu. Commandez d’abord le certificat, puis envoyez-le pour apostille.

Sociétés fédérales : le certificat de conformité

Si votre société a été constituée au fédéral en vertu de la LCSA, le registre de l’Ontario n’est pas l’autorité émettrice. Commandez un certificat de conformité auprès de Corporations Canada : 10 $ en ligne ou 20 $ par la poste. La plupart des destinataires le considèrent comme l’équivalent fédéral d’un certificat de statut.

Les apostilles des documents fédéraux sont délivrées par Affaires mondiales Canada, et non par les SDO de l’Ontario. Notre guide général du certificat de statut compare les frais et les documents de chaque province.

Le certificat de statut doit-il être récent ?

Un certificat de statut de l’Ontario n’expire pas, mais il ne confirme le statut qu’à sa date de délivrance. C’est donc la personne qui s’y fie qui décide à partir de quand il est trop ancien. Les banques, les avocats à la clôture et les registres étrangers veulent souvent un certificat récent, fréquemment de moins de quelques semaines, et certains en exigent un daté de quelques jours avant la clôture. Renseignez-vous auprès du destinataire avant de commander, et commandez près de la date où vous en aurez besoin, surtout s’il doit aussi être apostillé.