Certificat de décharge de la WSIB : définition et obtention en Ontario

Un certificat de décharge de la WSIB est un document gratuit de la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail de l’Ontario (CSPAAT, en anglais WSIB) qui atteste qu’un entrepreneur est inscrit et que son compte est en règle. Il est valide jusqu’à 90 jours et protège l’entreprise qui a engagé l’entrepreneur contre toute responsabilité pour les primes impayées de celui-ci pendant cette période.

Ce guide explique ce que prouve une décharge, qui la demande, comment l’obtenir ou la vérifier en ligne, les règles propres à la construction et que faire si votre compte n’est pas en règle.

Qu’est-ce qu’un certificat de décharge de la WSIB ?

Une décharge (le terme officiel de la WSIB ; on parle couramment de « certificat de décharge ») est un numéro unique que la WSIB attribue à une entreprise, à un entrepreneur ou à un sous-traitant. Elle confirme deux choses :

• l’entreprise est inscrite auprès de la WSIB ;
• son compte est à jour, y compris la déclaration et le paiement des primes.

Seules les entreprises inscrites et en règle peuvent en obtenir une. Un seul numéro de décharge couvre tous vos contrats : vous n’avez pas besoin d’un certificat distinct pour chaque client.

Pourquoi les donneurs d’ouvrage exigent-ils une décharge de la WSIB ?

L’entreprise qui engage l’entrepreneur s’appelle le donneur d’ouvrage. En vertu de l’article 141 de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail (LSPAAT), un donneur d’ouvrage peut être tenu responsable des primes impayées d’un entrepreneur et des autres sommes dues. La politique de la WSIB plafonne ce risque à la valeur de la part main-d’œuvre du contrat.

Lorsqu’elle délivre une décharge, la WSIB renonce à son droit de poursuivre le donneur d’ouvrage pour les dettes de l’entrepreneur pendant la période de validité du certificat. C’est pourquoi les entrepreneurs généraux, les gestionnaires immobiliers, les associations condominiales et les autres donneurs d’ouvrage exigent une décharge à jour avant le début des travaux et en redemandent une nouvelle tant que le chantier se poursuit.

Qui a besoin d’un certificat de décharge de la WSIB ?

Les décharges s’appliquent aux donneurs d’ouvrage qui engagent des entrepreneurs pour des travaux dans des secteurs couverts par la WSIB (activités de l’annexe 1 ou de l’annexe 2). Elles ne s’appliquent pas aux particuliers qui achètent des services pour leur propre logement.

En pratique, la demande vient de trois groupes :

1. La construction. La décharge y est une obligation légale, avec des infractions pour les deux parties (voir plus bas).
2. Les autres secteurs couverts. Les infractions propres à la construction ne s’y appliquent pas, mais la responsabilité du donneur d’ouvrage pour les primes impayées d’un entrepreneur, oui ; beaucoup de donneurs d’ouvrage recueillent donc quand même des décharges, par exemple pour les contrats de nettoyage, d’aménagement paysager, de camionnage et de sécurité.
3. Les appels d’offres et l’approvisionnement. Les gouvernements et les grandes entreprises demandent souvent une décharge dans le cadre d’une soumission ou de l’inscription d’un fournisseur.

Les fournisseurs, les livreurs et les autres visiteurs d’un chantier n’ont pas besoin de décharge.

Combien de temps un certificat de décharge de la WSIB est-il valide ?

Une décharge est valide jusqu’à 90 jours civils, selon sa date de délivrance, et elle est renouvelable. La plupart des décharges expirent le 20 février, le 20 mai, le 20 août et le 20 novembre.

Si le compte est toujours en règle, la WSIB délivre automatiquement une nouvelle décharge pour la période suivante. La décharge de la période suivante n’est disponible qu’après la date de renouvellement. Les donneurs d’ouvrage et les entrepreneurs doivent conserver les dossiers de décharge pendant au moins trois ans.

Comment obtenir un certificat de décharge de la WSIB en ligne ?

Une décharge est créée automatiquement tant que vos paiements et déclarations à la WSIB sont à jour. Pour en obtenir une copie :

1. Inscrivez-vous à la WSIB si ce n’est pas déjà fait. L’inscription est gratuite et se fait en ligne. Consultez notre guide sur l’inscription à la WSIB en Ontario.
2. Mettez votre compte en règle. Déclarez les primes de toutes les périodes passées, produisez tout rapprochement requis et payez toutes les sommes dues.
3. Connectez-vous aux services en ligne de la WSIB et ouvrez la demande de décharge. Vous pouvez la demander immédiatement et télécharger le certificat.
4. Envoyez-le à votre client, ou donnez-lui votre numéro de décharge pour qu’il le télécharge lui-même.
5. Activez l’envoi par courriel. Dans « My Email Notifications » des services en ligne, vous pouvez vous abonner pour recevoir automatiquement les nouvelles décharges à chaque période.

Vous pouvez aussi demander une décharge par courriel, mais le délai est de trois à cinq jours ouvrables à compter de la réception de la demande par la WSIB.

Une décharge de la WSIB est-elle payante ?

Non. La WSIB fournit les décharges sans frais. Toutefois, la plupart des entreprises nouvellement inscrites qui ont besoin d’une décharge au moment de l’inscription doivent faire un paiement anticipé initial de 250 $. Ce montant est porté au crédit du compte et appliqué aux primes futures : il s’agit d’un paiement d’avance, pas de frais.

Quelles sont les règles de décharge de la WSIB dans la construction ?

La construction a sa propre politique (politique 14-02-19 de la WSIB, en vertu des articles 141.1 et 141.2 de la LSPAAT). Un donneur d’ouvrage qui engage directement un entrepreneur pour des travaux de construction doit obtenir une décharge avant le début des travaux, et celle-ci doit rester en vigueur pendant toute la durée des travaux de l’entrepreneur.

Enfreindre ces règles constitue une infraction pour les deux parties. Selon la WSIB, l’amende maximale prévue par la LSPAAT est de 100 000 $.

Une exemption : le propriétaire, l’occupant ou un membre de sa famille qui engage un entrepreneur pour des réparations ou des rénovations dans son propre logement n’a pas besoin de décharge.

Les exploitants indépendants de la construction ont-ils besoin d’une décharge ?

En général, oui. Depuis le 1er janvier 2013, la protection de la WSIB est obligatoire dans la construction pour les exploitants indépendants, les propriétaires uniques, les associés et les membres de la haute direction, sauf exceptions limitées. Comme ils doivent s’inscrire, ils peuvent obtenir une décharge dès que leur compte est en règle, et les donneurs d’ouvrage qui les engagent en ont besoin avant le début des travaux.

Les principales exceptions visent les personnes qui travaillent exclusivement à des rénovations résidentielles exemptées, engagées directement par le propriétaire, ainsi qu’un associé ou membre de la haute direction par entreprise qui n’effectue aucun travail de construction. Hors construction, les exploitants indépendants n’ont généralement pas à s’inscrire et peuvent donc ne pas être admissibles à une décharge. La WSIB propose un questionnaire sur le statut pour ces cas.

Que faire si mon compte WSIB n’est pas en règle ?

Un compte que la WSIB marque comme « non admissible » ne peut pas recevoir de numéro de décharge. Votre compte est en règle lorsqu’il est ouvert, utilise la bonne classification pour vos activités, a des primes déclarées pour toutes les périodes passées, a ses formulaires de rapprochement produits et a toutes ses sommes payées à jour.

Pour régulariser la situation, mettez à jour vos déclarations de primes et payez les sommes dues dans les services en ligne, ou communiquez avec la WSIB. La politique de la WSIB permet aussi de délivrer une décharge si :

• le donneur d’ouvrage paie la somme due au nom de l’entrepreneur ;
• une entente de paiement approuvée est en place et les paiements sont effectués ;
• un montant contesté en appel est couvert par une lettre de crédit et les autres conditions sont remplies.

Comment vérifier la décharge WSIB d’une autre entreprise ?

Utilisez le service quick access clearances (accès rapide aux décharges) de la WSIB. Il ne demande aucune connexion et permet de trouver, de consulter et de télécharger la décharge d’un entrepreneur. Vous pouvez chercher les entreprises inscrites par nom, nom d’entreprise auprès de l’ARC, numéro de téléphone, adresse, ville ou code postal.

Si vous engagez régulièrement des entrepreneurs, connectez-vous plutôt aux services en ligne. Vous pouvez dresser une liste d’entrepreneurs, consulter l’historique de leurs décharges, chercher par numéro de certificat et recevoir des rappels par courriel avant l’expiration des décharges.

Vérifiez la date d’expiration à chaque fois. Un certificat qu’un entrepreneur vous a envoyé le trimestre dernier est peut-être déjà échu.

Vous lancez une entreprise de construction ou de sous-traitance en Ontario ?

Les clients vous demanderont votre décharge dès le premier contrat. Lorsque vous constituez votre société en Ontario avec OpenCompany, vous pouvez ajouter l’inscription à la WSIB et vos comptes d’entreprise de l’ARC (TVH et retenues sur la paie) à votre commande dans l’assistant de constitution, et nous nous occupons de ces inscriptions une fois la société créée. Consultez nos tarifs pour les options. Pour le volet fiscal, lisez comment s’inscrire à la TVH et obtenir un numéro d’entreprise. Il vous faut aussi un certificat de statut pour un appel d’offres ? Nous pouvons commander un certificat de statut de l’Ontario pour vous.