Inscription à la WSIB en Ontario : qui doit s’inscrire et comment

L’inscription à la WSIB en Ontario est obligatoire pour la plupart des entreprises des secteurs couverts, et la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT, en anglais WSIB) indique que vous disposez de 10 jours civils après l’embauche de votre premier employé pour vous inscrire. L’inscription est gratuite et prend environ 10 minutes en ligne. Les entreprises de construction sont soumises à des règles plus strictes et doivent souvent s’inscrire même sans employés.

Ce guide explique qui doit s’inscrire, quels secteurs sont facultatifs, comment fonctionnent les règles de la construction, sur quoi reposent les primes et comment s’inscrire étape par étape.

Qu’est-ce que la WSIB ?

La WSIB administre le régime ontarien d’assurance contre les accidents du travail sans égard à la faute. Les employeurs couverts paient des primes, et les travailleurs blessés au travail reçoivent des prestations au lieu de poursuivre leur employeur. La WSIB est un organisme gouvernemental, mais elle ne reçoit aucun financement fiscal : les primes paient les prestations et l’administration.

La WSIB est distincte de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Obtenir un numéro d’entreprise (NE), vous inscrire à la TVH ou ouvrir un compte de retenues sur la paie auprès de l’ARC ne vous inscrit pas à la WSIB.

Ai-je besoin d’une protection de la WSIB ?

Cela dépend de votre secteur et du fait que vous ayez ou non des travailleurs. La protection est obligatoire pour les secteurs énumérés à l’annexe 1, partie I, ou à l’annexe 2 du règlement pris en application de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail, et facultative pour les secteurs de l’annexe 1, partie II.

Il s’agit d’exemples de la WSIB, pas de listes complètes. L’inscription en ligne de la WSIB vous interroge sur votre activité et vous indique si vous devez vous inscrire. Si votre secteur est facultatif, vous pouvez tout de même demander la protection et, si elle est accordée, vous avez les mêmes droits et obligations qu’un employeur assujetti d’office.

Employeurs de l’annexe 1 et de l’annexe 2

La plupart des employeurs relèvent de l’annexe 1, un régime de responsabilité collective : les primes alimentent une caisse commune qui verse les prestations. Les employeurs de l’annexe 2 paient le coût intégral des demandes de leurs propres travailleurs, plus des frais d’administration.

Quand dois-je m’inscrire à la WSIB ?

La WSIB indique que, selon la loi, la plupart des entreprises doivent s’inscrire dans les 10 jours civils suivant l’embauche de leur premier employé. Les employés comprennent les membres de la famille, et la WSIB compte aussi les sous-traitants qui travaillent pour vous.

Sa politique d’inscription (14-02-02) divise cela en deux étapes : fournir à la WSIB des renseignements sur vos activités dans les 10 jours civils suivant l’entrée en fonction du premier travailleur, puis terminer l’inscription au plus tard le dernier jour du mois suivant. Le plus sûr est simplement de vous inscrire dans les 10 jours.

Vous pouvez vous inscrire avant d’embaucher, mais ce n’est pas obligatoire. La protection commence quand votre premier employé commence à travailler. En cas de changement important, par exemple si vous n’embauchez finalement pas ou si votre activité change, avisez la WSIB dans les 10 jours civils.

Les propriétaires uniques, associés et membres de la haute direction sont-ils couverts ?

Hors construction, les propriétaires d’entreprise ne sont pas couverts automatiquement. Les exploitants indépendants, propriétaires uniques, associés et membres de la haute direction peuvent demander une assurance facultative s’ils veulent être protégés eux-mêmes.

Ainsi, une société ontarienne d’un secteur autre que la construction et sans employés n’a généralement pas encore à s’inscrire. L’obligation naît dès l’embauche de son premier travailleur. Un propriétaire qui se verse un salaire devrait vérifier les règles de la WSIB pour les membres de la haute direction, car ils ne sont couverts que s’ils en font la demande.

Les exploitants indépendants hors construction n’ont pas à s’inscrire. Si un client exige une preuve de votre statut, la WSIB propose un questionnaire, et une entreprise sans employés qui soumissionne peut demander une lettre pour appel d’offres.

Quelles sont les règles de la WSIB pour la construction ?

Depuis le 1er janvier 2013, la protection est obligatoire dans la construction pour les exploitants indépendants, propriétaires uniques, associés et membres de la haute direction, et pas seulement pour les employés. Ils sont considérés comme des « travailleurs réputés » de leur propre entreprise (politique 12-01-06 de la WSIB).

• Qui est exempté : les personnes dont l’entreprise effectue exclusivement des rénovations résidentielles exemptées pour le propriétaire qui les engage directement, ainsi qu’un associé ou membre de la haute direction par entreprise qui n’effectue aucun travail de construction.
• Exploitants indépendants : un travailleur de la construction sans employés qui travaille pour plus d’un client en 18 mois est un exploitant indépendant et doit s’inscrire et remplir une déclaration de statut.
• Quand s’inscrire sans employés : à la date de début de vos travaux de construction, ou à la date où vous remplissez les critères d’exploitant indépendant.
• Décharges : les clients doivent obtenir votre certificat de décharge de la WSIB avant le début des travaux. Consultez notre guide sur le certificat de décharge de la WSIB.

Combien coûte la WSIB ?

L’inscription est gratuite, même si des entreprises tierces peuvent facturer l’inscription en votre nom. La protection coûte des primes, qui dépendent de deux éléments :

1. Votre activité. Chaque catégorie a son propre taux, fondé sur le risque commun des entreprises qui font un travail semblable. Les nouvelles entreprises commencent au taux de leur catégorie.
2. Vos gains assurables. Les primes sont calculées par tranche de 100 $ de gains assurables, jusqu’à un maximum annuel par travailleur.

La moyenne cache de grands écarts : le travail de bureau coûte bien moins cher que les métiers à risque élevé. La lettre de bienvenue de la WSIB vous indique le taux de votre activité. Ensuite, votre propre historique de demandes fait monter ou baisser votre taux par rapport à votre catégorie, d’au plus 15 % environ par an.

Comment s’inscrire à la WSIB en ligne

1. Rassemblez vos renseignements. La WSIB demande vos dénominations légale et commerciale, votre numéro d’entreprise de l’ARC, vos coordonnées et renseignements bancaires, une description de votre activité, les noms, dates de naissance et titres des propriétaires ou administrateurs, la date de votre première embauche et votre effectif, ainsi qu’une estimation des gains assurables de l’année.
2. Commencez l’inscription en ligne sur wsib.ca. Répondez aux questions sur votre entreprise et choisissez votre activité. La WSIB confirme si vous devez vous inscrire.
3. Créez un compte ou connectez-vous et soumettez. Vous pouvez enregistrer votre progression, mais les sessions expirent après environ 30 minutes d’inactivité.
4. Obtenez votre numéro de compte. Dans la plupart des cas, la WSIB vous attribue un numéro de compte dès la soumission.
5. Lisez votre courriel de bienvenue. Il comprend une lettre sur votre taux de prime et l’accès aux services en ligne, où vous déclarez et payez vos primes.
6. Affichez l’affiche. La WSIB envoie par la poste une affiche de sécurité que vous devez afficher sur votre lieu de travail.

Un comptable, un membre de la famille ou un fournisseur de services peut vous inscrire s’il confirme être autorisé. Vous ne pouvez plus modifier la soumission une fois la page de confirmation affichée : vérifiez donc soigneusement votre activité. Si vous ne pouvez pas vous inscrire en ligne, vous pouvez le faire par téléphone ou par la poste.

Que se passe-t-il si vous ne vous inscrivez pas ?

Une entreprise qui devrait être inscrite et ne l’est pas s’expose à des intérêts et frais pour non-conformité, une enquête, des poursuites en vertu des règles sur les infractions provinciales et des primes rétroactives jusqu’à la date où la protection aurait dû commencer. La WSIB permet aux entreprises dans cette situation de s’inscrire volontairement, ce qui peut dans certains cas éviter ces conséquences.

Il y a aussi un coût pratique. Sans compte WSIB en règle, vous ne pouvez pas obtenir de décharge, et beaucoup de clients ne vous laisseront pas commencer les travaux.

Confiez-nous vos inscriptions à la WSIB et à l’ARC

Lorsque vous constituez votre société en Ontario avec OpenCompany, vous pouvez ajouter l’inscription à la WSIB et les comptes de l’ARC (numéro d’entreprise, TVH et retenues sur la paie) à votre commande dans l’assistant de constitution, et nous les inscrirons une fois la société créée. Consultez nos tarifs pour les options. Pour le volet fiscal, lisez comment s’inscrire à la TVH et obtenir un numéro d’entreprise, et pour votre budget de démarrage, voyez combien coûte la constitution d’une société en Ontario.