Rapport NUANS de l’Ontario : guide étape par étape pour les sociétés dotées d’un nom

Pour constituer en Ontario une société par actions dotée d’une dénomination, il vous faut un rapport de recherche de nom NUANS pondéré pour l’Ontario. Un rapport pondéré au fédéral n’est pas accepté, et le rapport ne peut dater de plus de 90 jours avant le dépôt de vos statuts. Les sociétés à numéro n’en ont pas besoin. Le rapport ne bloque pas non plus le nom : il vous montre les noms semblables qui existent, et c’est à vous de vérifier les conflits avant de déposer.

Le rapport NUANS de l’Ontario en un coup d’œil

Qu’est-ce qu’un rapport NUANS de l’Ontario ?

NUANS est l’outil de recherche de noms d’entreprise et de marques de commerce du gouvernement du Canada, géré par Innovation, Sciences et Développement économique Canada (ISDE). Un rapport pondéré pour l’Ontario compare le nom proposé à la base de données nationale et pondère les résultats en faveur de l’Ontario. L’Ontario le décrit comme une liste des dénominations sociales, noms commerciaux et marques de commerce existants qui sont identiques ou semblables au nom proposé.

Même s’il est pondéré pour l’Ontario, le rapport inclut les noms pertinents d’autres provinces et des sociétés fédérales. Vous avez ainsi un aperçu de l’utilisation du nom partout au Canada, ce qui compte si vous prévoyez de vous étendre.

Vous découvrez NUANS ? Commencez par notre aperçu du rapport NUANS.

Qui a besoin d’un rapport NUANS de l’Ontario ?

• Les nouvelles sociétés régies par la LSAO dotées d’une dénomination. Si vos statuts proposent un nom verbal, comme « Northwind Logistics Inc. », il vous en faut un.
• Les changements de dénomination. Les statuts de modification qui changent la dénomination sociale exigent aussi un rapport pondéré pour l’Ontario, sauf si la nouvelle dénomination est un numéro. Voir notre guide sur les statuts de modification.
• Les sociétés étrangères (non canadiennes) qui demandent un permis extraprovincial en Ontario.

Vous n’en avez pas besoin pour une société à numéro : le ministère attribue le numéro, et vous pourrez adopter un nom verbal plus tard par modification. Les sociétés fédérales et celles d’autres provinces qui s’enregistrent en Ontario n’ont pas non plus besoin d’un NUANS ontarien.

Pourquoi le rapport NUANS de l’Ontario n’est pas une réservation de nom

Beaucoup de guides affirment qu’on peut « réserver » un nom en Ontario pendant 90 jours. C’est trompeur. L’Ontario n’a ni étape de réservation distincte ni réservation exclusive. La règle des 90 jours porte sur l’âge du rapport : vous devez déposer vos statuts dans les 90 jours suivant la date du rapport.

L’Ontario fait aussi reposer la responsabilité sur vous : il appartient au demandeur d’examiner le rapport de recherche pour repérer les noms semblables ou identiques et d’obtenir tout consentement éventuellement requis. Si vous sautez cette étape et choisissez un nom trop proche d’un nom existant, la société pourrait faire l’objet d’une poursuite ou d’une audience en vertu de la LSAO.

En pratique, cela signifie deux choses :

1. Lisez attentivement le rapport avant de déposer, pas seulement la première ligne.
2. Déposez rapidement. Le rapport n’empêche personne de constituer entre-temps une société au nom semblable.

Comment fonctionne la règle des 90 jours

L’exemple donné par l’Ontario : des statuts reçus le 28 novembre peuvent s’appuyer sur un rapport NUANS daté au plus tôt du 30 août, mais pas avant. Si le rapport expire avant que le ministère n’appose son certificat sur les statuts, il vous faudra un nouveau rapport pour terminer le dépôt. Prévoyez donc une marge, surtout si vous déposez par la poste, ce qui prend environ 15 jours ouvrables. La constitution en ligne en vertu de la LSAO est délivrée immédiatement.

Comment obtenir un rapport NUANS de l’Ontario, étape par étape

Étape 1 : faire d’abord une recherche gratuite

L’Ontario vous permet de chercher gratuitement dans le Registre des entreprises de l’Ontario pour voir si un nom d’entreprise est déjà pris. Consultez aussi la recherche de sociétés fédérales de Corporations Canada et la Base de données sur les marques de commerce canadiennes. Ces vérifications gratuites détectent les conflits évidents avant que vous payiez un rapport. Notre guide de la recherche préliminaire de nom explique comment faire.

Étape 2 : construire un nom conforme

Utilisez un élément distinctif (« Northwind »), un élément descriptif (« Logistique ») et une mention juridique (« Inc. », « Incorporated », « Ltd. », « Limited », « Corp. », « Corporation » ou leurs formes françaises). Évitez les noms génériques et les mots qui suggèrent un lien avec le gouvernement.

Étape 3 : commander un rapport pondéré pour l’Ontario

Le rapport doit provenir d’une entreprise privée de recherche de noms ; le ministère ne le vend pas. Assurez-vous que la commande est pondérée pour l’Ontario. Les rapports générés en ligne par les maisons de recherche NUANS sont généralement produits immédiatement. Vous pouvez commander un rapport NUANS de l’Ontario chez nous.

Étape 4 : examiner les résultats

Repérez les sociétés actives et les marques de commerce qui ont le même mot distinctif ou un mot semblable, surtout dans votre secteur et en Ontario. Si vous prenez un nom identique en vertu de l’exception prévue par les règlements, l’Ontario exige un avis juridique.

Étape 5 : déposer vos statuts dans les 90 jours

Lors du dépôt dans le Registre des entreprises de l’Ontario, vous inscrirez le numéro de référence NUANS, le nom recherché et la date du rapport. Le ministère récupère le rapport directement. Conservez-en une copie au siège social de la société. Consultez notre guide de la constitution en Ontario pour le dépôt complet, ou confiez-nous la constitution.

Problèmes courants et comment les éviter

• Mauvaise pondération. Un rapport pondéré au fédéral est refusé en Ontario. Vérifiez la pondération avant de commander.
• Rapport expiré. Si vous approchez des 90 jours, commandez un nouveau rapport plutôt que de risquer un refus.
• Correspondances proches dans votre secteur. Changez l’élément distinctif au lieu d’ajouter simplement un mot comme « Groupe » ou « Canada ».
• Conflits de marques de commerce. Un nom peut satisfaire le registre et contrefaire tout de même une marque de commerce enregistrée. Obtenez des conseils en matière de marques si le rapport en signale une sur votre mot clé.
• Croire que le nom vous appartient. Ce n’est pas le cas tant que le certificat de constitution n’est pas délivré.

NUANS de l’Ontario et autres provinces

Un rapport ontarien ne vaut qu’en Ontario. L’Alberta exige un NUANS de l’Alberta (voir notre guide NUANS de l’Alberta), et le Nouveau-Brunswick un rapport NUANS de l’Atlantique. La C.-B., le Québec, la Saskatchewan et le Manitoba ont leurs propres systèmes d’approbation des noms, et la constitution fédérale en ligne intègre la recherche de nom. Voir notre guide NUANS fédéral.